Lingkup Perencanaan Pelaksana Kegiatan (2)

SPESIFIKASI TEKNIS ala PEJABAT PEMBUAT KOMITMEN

“PERENCANAAN adalah bayangan masa depan, harapan dan jalan menuju tujuan”
“Mulailah dengan Langkah awal yang bermakna maka kita bisa membuat sesuatu menjadi besar”

Perencanaan merupakan rangkaian tindakan yang disusun untuk mempersiapkan gambaran besar yang ingin dikerjakan agar lebih efektif untuk mencapai tujuan. Perencanaan merupakan bagian penting dalam setiap tindakan. Perencanaan memberikan gambaran besar terhadap apa yang dilakukan sehingga menjadi jelas. Perencanaan juga penting untuk meningkatkan produktivitas kerja. Memiliki perencanaan yang baik akan membuat pekerjaan lebih efektif.


Membuat perencanaan yang efektif dan berhasil perlu di tambahkan dengan niat, konsisten diri serta jiwa yang ingin belajar dan tujuan kita untuk menjadikan apa yang kita kerjakan menjadi lebih baik dan maksimal karena dalam melakukan perencanaan akan membuat kita menjadi orang yang teratur dan bisa mengarahkan fokus pada apa yang ingin kita kerjakan.

Kembali ke TKP (topik Pembahasan)

Pembahasan kali ini merupakan lanjutan tentang perencanaan didalam proses pengadaan barang/jasa pemerintah sesuai dengan lingkup tugas dan fungsi Pelaksana Pengadaan. Topik sebelumnya membahas tentang tugas dan wewenang Pengguna Anggaran dalam merencanakan proses pengadaan.

Pembahasan kali ini akan membicarakan tugas dan wewenang Pejabat Pembuat Komitmen dalam merencanakan proses pengadaan sesuai dengan mekanisme di dalam Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 beserta perubahan dan petunjuk teknisnya.


B. PEJABAT PEMBUAT KOMITMEN

Pejabat Pembuat Komitmen yang selanjutnya disebut PPK adalah pejabat yang bertanggung jawab atas pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa. Demikian pengertian Pasal 1 Ayat 7 Perpres 54/2010.
Tanggung jawab menurut kamus bahasa indonesia adalah, keadaan wajib menanggung segala sesuatunya. Bertanggungjawab terhadap pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa adalah berkewajiban menanggung, memikul,menanggung segala sesuatunya,dan menanggung akibatnya dari proses pelaksanaan yang dimulai sejak penandatanganan kontrak sampai dengan penyerahan pekerjaan.

Begitu pentingnya posisi Pejabat Pembuat Komitmen dalam mencapai tujuan pengadaan maka tugas dan kewenangannyapun sangat vital dan strategis. Sebagaimana yang tertuang dialam Pasal 7 tugas dan wewenang Pejabat Pembuat Komitmen (PPK)

TUGAS DAN WEWENANG PEJABAT PEMBUAT KOMITMEN

Pasal 11 

1. PPK memiliki tugas pokok dan kewenangan sebagai berikut :
1. menetapkan rencana pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa yang meliputi:
1. Spesifikasi teknis Barang/Jasa;
2. Harga Perkiraan Sendiri (HPS)
3. Rancangan Kontrak
2. menerbitkan Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa;
3. menandatangani Kontrak;
4. melaksanakan Kontrak dengan Penyedia Barang/Jasa;
5. mengendalikan pelaksanaan Kontrak;
6. melaporkan pelaksanaan/penyelesaian Pengadaan Barang/Jasa kepada PA/KPA;
   
7. menyerahkan hasil pekerjaan Pengadaan Barang/Jasa kepada PA/KPA dengan Berita Acara Penyerahan;
8. melaporkan kemajuan pekerjaan termasuk penyerapan anggaran dan hambatan pelaksanaan pekerjaan kepada PA/KPA setiap triwulan; dan
9. menyimpan dan menjaga keutuhan seluruh dokumen pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa.
2. Selain tugas pokok dan kewenangan sebagaimana dimaksud pada ayat (1), dalam hal diperlukan, PPK dapat :
1. mengusulkan kepada PA/KPA:
1. perubahan paket pekerjaan; dan/atau
2. perubahan jadwal kegiatan pengadaan;
2. menetapkan tim pendukung;
3. menetapkan tim atau tenaga ahli pemberi penjelasan teknis (aanwijzer) untuk membantu pelaksanaan tugas ULP; dan
4. menetapkan besaran Uang Muka yang akan dibayarkan kepada Penyedia Barang/Jasa.

Khusus untuk PPK akan dibahas kali ini mengenai tugas dan wewenang menetapkan rencana pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa yang meliputi:

1. SPESIFIKASI TEKNIS BARANG/JASA;
2. HARGA PERKIRAAN SENDIRI (HPS); dan
3. RANCANGAN KONTRAK

Sebelum dibahas, perlu disampaikan bahwa kebanyakan pemilihan gagal karena tidak adanya peserta yang memasukan penawaran dan/atau tidak adanya penawaran yang memenuhi persyaratan salah satunya karena perencanaan 3 (tiga) unsur yang menjadi tugas dan wewenang PPK tidak dilakukan dengan baik atau tanpa mempertimbangkan prinsip-prinsip pengadaan.

Menjadi seorang Pejabat Pembuat Komitmen PPK, bukanlah hal yang mudah. Namun bukan berarti tak mungkin dilakukan. Yang membuat tidak mudah adalah karena beban tugas dan kewenangannya cukup besar terutama dalam proses pengadaan barang/jasa pemerintah, yang merupakan kegiatan utama setiap instansi. Bila pengadaan di suatu instansi tidak berjalan, atau berjalan namun kurang benar, maka akan berpengaruh secara langsung terhadap kinerja instansi tersebut. Dengan kondisi yang sedemikian, maka perlu sekali pengetahuan yang komprehensif bagi PPK dalam memahami tentang pengadaan barang/jasa pemerintah

Guna membantu PPK dalam melaksanakan tugas dan fungsinya, sesuai dengan pasal 7 ayat 3, (3) PPK dapat dibantu oleh tim pendukung yang diperlukan untuk pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa.

Jika kita ingin memperhatikan dalam beberapa LPSE dan/atau pengalaman rekan penyedia barang/jasa, banyak diantara PPK yang sudah menjabat sebagai PPK selama bertahun-tahun ternyata tidak mengetahui tugas dan kewenangannya. Terutama tiga hal di atas, karena selama ini yang membuat ketiga hal tersebut bukan PPK sendiri. Hal ini tentu saja memprihatinkan, karena jika terjadi kesalahan yang mengakibatkan pengadaan yang dilakukan dianggap tidak akuntabel karena spesifikasi teknis dan HPS nya bermasalah, tentu seorang PPK lah yang harus bertanggung jawab. Ini menjadi semakin menyedihkan jika ternyata Spesifikasi teknis dan/atau HPS tersebut bukanlah hasil kerjanya.

Kembali ke Screen !

1. SPESIFIKASI TEKNIS BARANG/JASA
1. PENGERTIAN SPESIFIKASI
Spesifikasi adalah uraian secara rinci mengenai persyaratan barang dan jasa yang dibutuhkan atau kriteria-kriteria dari suatu barang atau jasa yang diperlukan. Spesifikasi dalam mencapai tujuan pengadaan akan dikaitkan antara lain dengan kualitas dan kinerja. Spesifikasi untuk pengadaan barang dan jasa pemerintah adalah rincian atau kriteria-kriteria dari suatu barang atau jasa yang diperlukan dalam pengadaan barang dan jasa pemerintah. Kesalahan umum yang terjadi bila pembuatan spesifikasi teknisnya tidak benar adalah mengindikasikan pada produk/merk tertentu yang hal ini tidak dibenarkan dalam perpres 54/2010 dan perubahannya. Dengan mengarah pada produk/merk tertentu, bisa berakibat penyedia yang mampu menyediakan menjadi sedikit jumlahnya, sehingga berpotensi lelang gagal. Selain itu, bisa juga diindikasikan terjadi kongkalikong antara PPK dengan penyedia tertentu. Ini juga bukan masalah yang kecil. Apapun itu, pembuatan spesifikasi teknis yang tidak benar berpotensi pada mendapatkan barang/jasa yang bermasalah.


2. PENYUSUN SPESIFIKASI
Spesifikasi dibuat dan ditetapkan oleh PPK. Dalam hal PPK tidak memiliki kompetensi yang cukup maka dapat dibantu oleh pihak lain, antara lain orang-orang yang kompeten, yang berasal dari instansi sendiri atau dari luar instansi, yang mereka ditetapkan sebagai tim teknis atau narasumber mengenai spesifikasi. Spesifikasi yang dibuat oleh pihak lain agar dicermati lagi, karena penyusunan spesifikasi oleh pihak lain, tidak menggugurkan kewenangan PPK dalam menyusun spesifikasi teknis tersebut.


3. ATURAN / KETENTUAN SPESIFIKASI
Dalam pembuatan Spesifikasi teknis barang/jasa, PPK harus memperhatikan Kejelasan spesifikasi teknis pekerjaan dan hal-hal sebagai berikut :
1. spesifikasi teknis benar-benar sesuai dengan kebutuhan pengguna/penerima akhir;
2. tidak mengarah kepada merek/produk tertentu, kecuali untuk pengadaan suku cadang;
3. memaksimalkan penggunaan produksi dalam negeri; dan
4. memaksimalkan penggunaan Standar Nasional Indonesia (SNI).


4. IDENTIFIKASI INFORMASI TENTANG SPESIFIKASI
Pertanyaan-pertanyaan berikut adalah hal yang perlu dijawab dalam membuat spesifikasi :
1. Barang/jasa seperti apa yang sesungguhnya dibutuhkan (dalam hal mutu, tipe, ukuran, kinerja, dan sebagainya).
2. Bagaimana mutu barang/jasa tersebut akan diukur.
3. Berapa banyak barang/jasa tersebut akan diperlukan.
4. Kapan banyak barang/jasa tersebut diperlukan.
5. Dimana banyak barang/jasa tersebut harus diserahkan.
6. Modal transportasi dan cara pengangkutan barang seperti apa yang harus di persyaratkan.
7. Persyaratan seperti apa yang harus dimiliki oleh Penyedia barang/ jasa agar mampu memasok dengan efektif.
8. Tanggung jawab Penyedia barang/jasa yang harus dipenuhi dan informasi seperti apa yang akan diberikan kepada Penyedia barang/jasa.


5. DAMPAK KEGAGALAN PENYUSUNAN DAN MENETAPKAN SPESIFIKASI BARANG/JASA
1. Kegiatan bisa terhenti sebagai akibat barang/jasa yang diperlukan untuk pelaksanaan kegiatan organisasi tidak tersedia.
2. Barang yang dibeli mungkin rusak dan tidak dapat digunakan lagi sebagai akibat kemasan yang tidak memadai (karena tidak dipersyaratkan dalam spesifikasi).
3. Barang yang dibeli mengandung material yang dilarang Negara (karena tidak dipersyaratkan dalam spesifikasi).
4. Mesin yang dibeli tidak bekerja sempurna atau tidak sesuai harapan.
5. Jumlah barang yang dibeli ternyata berlebih dan berdampak pada peningkatan kebutuhan gudang dan kemungkinan kadaluarsa.
6. Penyedia barang/jasa ternyata tidak memberikan jasa pemeliharaan dan /atau pelayanan purna jual.


6. KETEPATAN DALAM SPESIFIKASI BARANG/JASA
Spesifikasi yang disusun dengan tepat, akan memiliki karakteristik lima tepat yaitu :
1. Tepat jumlah artinya barang/jasa yang dibeli atau diadakan tidak berlebih atau kurang dari yang dibutuhkan.
2. Tepat mutu artinya mutu barang/jasa yang dibeli sesuai sehingga dapat memenuhi kebutuhan Pengguna Barang/Jasa. Sehingga sasaran pengadaan efektif (berhasil guna) tercapai.
3. Tepat waktu artinya kedatangan barang/jasa yang dibutuhkan tidak terlambat atau lebih cepat sehingga tidak membutuhkan tempat penyimpanan.
4. Tepat lokasi artinya barang/jasa yang diterima tepat pada lokasi yang membutuhkan. Salah pengiriman barang/jasa ketempat yang tidak membutuhkan akan menimbulkan tambahan biaya yang tidak perlu sehingga sasaran pengadaan efisien (berdaya guna) tidak tercapai.
5. Tepat aturan dapat dipertanggung jawabkan secara hukum formal. Atau dengan kata lain tidak melanggar peraturan perundang undangan yang berlaku


7. SUMBER SPESIFIKASI UNTUK PENGADAAN BARANG DAN JASA PEMERINTAH
Banyak cara untuk menyusun spesifikasi berdasar asal data spesifikasi, dalam penulisan ini diambil beberapa saja yang memudahkan dalam pemahaman kita. Spesifikasi bisa diperoleh dari :
1. brosur atau penjelasan produk
2. kinerja
3. standar
4. ahli /konsultan
5. catalog inaproc
6. dan lain-lain


8. BENTUK SPESIFIKASI
1. Merk. Dalam metode pemilihan dengan pengadaan langsung dapat disebut merek. Merek tidak boleh disebut ketika pengadaan dilakukan dengan pelelangan, kecuali untuk pengadaan suku cadang. Penyedia dalam melakukan penawaran boleh menyebut merek. Dalam kontrak harus dinyatakan dengan jelas merek barang.
2. Standar berdasar penetapan petunjuk teknis
1. Standar berdasar hal ini dapat dijumpai dalam pengadaan alat kesehatan di Kementerian Kesehatan, pembangunan konstruksi di Kementerian Pekerjaan Umum dan Kementerian/Lembaga lainnya. Contoh: spesifikasi standar untuk jalan ada di Peraturan Kemen PU (Ditjen Bina Marga) untuk jalan beton (rigid pavement) dan untuk jalan aspal (flexible pavement).
2. Standar Industri Standar Industri dibuat oleh produsen barang dan jasa.
3. Standar Nasional Standar Nasional dibuat oleh masing-masing Negara, seperti SNI.
4. Standar Regional Standar Regional dibuat untuk kawasan tertentu seperti standar Uni Eropa.
5. Standar Internasional Standar ini seperti standar dari WHO
3. Sampel/brosur. Sampel sering digunakan bila spesifikasi agak sulit dijelaskan dalam kata-kata, misalnya diperlukan warna atau bentuk yang spesifik. Dengan beberapa brosur dikaji apakah kebutuhan dapat dipenuhi oleh banyak penyedia sehingga dapat dilelangkan.
4. Spesifikasi teknik. Spesifikasi teknis adalah uraian yang menjelaskan kemampuan teknis suatu barang/jasa dan biasanya diiringi dengan gambar desain yang detail beserta penjelasan singkat dari gambar desain.
5. Spesifikasi komposisi. Spesifikasi komposisi menyebutkan unsur-unsur yang harus ada dalam barang dan jasa yang dibutuhkan. Pengadaan bahan-bahan kimia, lebih cocok menerapkan spesifikasi komposisi.
6. Spesifikasi fungsi dan kinerja. Spesifikasi menekankan kepada fungsi yang dibutuhkan atau kinerja yang diperlukan.

Yang perlu digarisbawahi.
1. Kesalahan dan/atau ketidakakurasian dalam penyusunan dan penetapan Spesifikasi Teknis oleh PPK dapat berpotensi besar penyebab Pemilihan Gagal.
2. Spesifikasi Teknis yang tidak sesuai dengan kebutuhan dan syarat pembuatannya dapat menyebabkan PPK bermasalah dengan hukum. Hal ini bukan saja akan mengakibatkan pengadaan yang tidak efisien, tapi lebih dari itu, PPK tersebut bisa saja terkena tuduhan korupsi. Contoh kasus teranyer adalah pengadaan bus trans Jakarta kontroversi.

Sumber Tulisan

1. Peraturan Presiden No 54/2010 beserta perubahan dan turunannya
2. Peraturan Menteri Pekerjaan Umum no. 7 tahun 2011
3. Mudjisantosa, SE, MM, 2013. Memahami Spesifikasi, HPS, dan Kerugian Negara.

Share This

Like This