Lingkup Perencanaan Pelaksana Kegiatan (5)

UNIT LAYANAN PENGADAAN (ULP)

Unit Layanan Pengadaan yang selanjutnya disebut ULP adalah unit organisasi pemerintah yang berfungsi melaksanakan Pengadaan Barang/Jasa di K/L/D/I yang bersifat permanen, dapat berdiri sendiri atau melekat pada unit yang sudah ada. Fungsi yang sama dengan ULP adalah Pejabat Pengadaan yakni personil yang memiliki Sertifikat Keahlian Pengadaan Barang/Jasa yang melaksanakan Pengadaan Barang/Jasa.

ULP dan Pejabat Pengadaan memiliki tugas dan wewenang yang sama, yang membedakan berupa kompleksitas pekerjaan dan nilai pengadaan. Pada tulisan kali ini hanya membahasa ULP dengan lingkup tugas dan wewenang yang berkaitan dengan perencanaan.


Peraturan Presiden Nomor 54 tahun 2010 beserta perubahannya menjelaskan secara umum tentang ULP, namun penjelasan dan tata cara yang berkaitan dengan ULP tertuang didalam Keputusan Kepala LKPP Nomor 5 Tahun 2012

Ruang lingkup tugas dan kewenangan ULP mencakup pelaksanaan pengadaan barang/jasa melalui penyedia barang/jasa yang pembiayaannya sebagian atau seluruhnya bersumber dari Anggaran Pendapatan Belanja Negara/Anggaran Pendapatan Belanja Daerah. Hal ini tertuang didalam pasal 7 Perka LKPP Nomor 5 Tahun 2012

Tugas dan wewenang sebagaimana Pasal 7 di atas tertuang didalam pasal 8 dan 9 yakni :

Tugas ULP meliputi :

1. mengkaji ulang Rencana Umum Pengadaan Barang/Jasa bersama PPK;
2. menyusun rencana pemilihan penyedia barang/jasa;
3. mengumumkan pelaksanaan pengadaan barang/jasa di website Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah/Institusi masing-masing dan papan pengumuman resmi untuk masyarakat, serta menyampaikan ke LPSE untuk diumumkan pada Portal Pengadaan Nasional;
4. menilai kualifikasi penyedia barang/jasa melalui prakualifikasi atau pascakualifikasi;
5. melakukan evaluasi administrasi, teknis, dan harga terhadap penawaran yang masuk;
6. menjawab sanggahan;
7. menyampaikan hasil pemilihan dan menyerahkan salinan dokumen pemilihan penyedia barang/jasa kepada PPK;
8. menyimpan dokumen asli pemilihan penyedia barang/jasa;
9. mengusulkan perubahan Harga Perkiraan Sendiri, Kerangka Acuan Kerja/spesifikasi teknis pekerjaan dan rancangan kontrak kepada PPK;
10. membuat laporan mengenai proses dan hasil Pengadaan kepada Menteri/Pimpinan Lembaga/Kepala Daerah/Pimpinan Institusi;
11. memberikan pertanggungjawaban atas pelaksanaan kegiatan Pengadaan Barang/Jasa kepada PA/KPA;
12. menyusun dan melaksanakan strategi Pengadaan Barang/Jasa di lingkungan ULP;
13. melaksanakan pengadaan barang/jasa dengan menggunakan sistem pengadaan secara elektronik di LPSE;
14. melaksanakan evaluasi terhadap proses pengadaan barang/jasa yang telah dilaksanakan; dan
15. mengelola sistem informasi manajemen pengadaan yang mencakup dokumen pengadaan, data survey harga, daftar kebutuhart barang/jasa, daftar hitam penyedia.

Dan Kewenangan ULP meliputi:

1. menetapkan Dokumen Pengadaan;
2. menetapkan besaran nominal Jaminan Penawaran;
3. menetapkan pemenang untuk :
1. Pelelangan atau Penunjukan Langsung untuk paket Pengadaan Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya yang bernilai paling tinggi Rp 100.000.000.000,00 (seratus miliar rupiah); atau
2. Seleksi atau Penunjukan Langsung untuk paket Pengadaan Jasa Konsultansi yang bernilai paling tinggi Rp 10.000.000.000,00 (sepuluh miliar rupiah);
4. mengusulkan penetapan pemenang kepada PA pada Kementerian/Lembaga/Institusi atau Kepala Daerah untuk Penyedia Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya yang bernilai di atas Rp. 100.000.000.000,- (seratus miliar rupiah) dan penyedia Jasa Konsultansi yang bernilai di atas Rp. 10.000.000.000,- (sepuluh miliar rupiah) melalui Kepala ULP;
5. mengusulkan kepada PA/KPA agar Penyedia Barang/Jasa yang melakukan perbuatan dan tindakan seperti penipuan, pemalsuan dan pelanggaran lainnya untuk dikenakan sanksi pencantuman dalam Daftar Hitam; dan
6. memberikan sanksi administratif kepada Penyedia Barang/Jasa yang melakukan pelanggaran, perbuatan atau tindakan sebagaimana yang berlaku dalam Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah.

Dari tugas dan wewenang ULP di atas dapat di ambil beberapa point yang berkaitan dengan perencanaan diantaranya :

1. MENGKAJI ULANG RENCANA UMUM PENGADAAN BARANG/JASA BERSAMA PPK;
2. MENYUSUN RENCANA PEMILIHAN PENYEDIA BARANG/JASA;
3. MENGUSULKAN PERUBAHAN HARGA PERKIRAAN SENDIRI, KERANGKA ACUAN KERJA/SPESIFIKASI TEKNIS PEKERJAAN DAN RANCANGAN KONTRAK KEPADA PPK;
4. MENYUSUN DAN MELAKSANAKAN STRATEGI PENGADAAN BARANG/JASA DI LINGKUNGAN ULP;

Lebih detail tentang Lingkup Perencanaan yang menjadi tugas dan wewenang ULP sebagai berikut :

MENGKAJI ULANG RENCANA UMUM PENGADAAN BARANG/JASA BERSAMA PPK

Lebih lanjut

Bersama PPK, ULP memiliki tugas dan wewenang untuk melakukan pengkajian ulang terhadap :

1. KAJI ULANG KEBIJAKAN UMUM PENGADAAN

1. Dalam hal mengkaji ulang kebijakan umum pengadaan, PPK dan ULP/Pejabat Pengadaan hanya melakukan pengkajian ulang terhadap pemaketan pekerjaan.
2. PPK dan ULP/Pejabat Pengadaan mengkaji ulang pemaketan pekerjaan untuk meneliti dan memastikan apakah pemaketan yang ditetapkan oleh PA/KPA telah mendorong persaingan sehat, efisien, meningkatkan peran Usaha Mikro dan Usaha Kecil serta Koperasi Kecil, dan penggunaan produksi dalam negeri.
3. Pengkajian ulang pemaketan pekerjaan dapat dilakukan berdasarkan survei pasar, browsing internet, dan/atau kontrak pekerjaan sebelumnya.
4. Dari hasil pengkajian ulang pemaketan pekerjaan, PPK dan/atau ULP/Pejabat Pengadaan dapat mengusulkan untuk mengubah pemaketan pekerjaan, yaitu penggabungan beberapa paket atau pemecahan paket.
5. Penggabungan beberapa paket dapat dilakukan sejauh tidak menghalangi pengusaha kecil untuk ikut serta.
6. Pemecahan paket pekerjaan dapat dilakukan sejauh tidak untuk menghindari pelelangan.

2. KAJI ULANG RENCANA PENGANGGARAN BIAYA PENGADAAN

1. PPK dan ULP/Pejabat Pengadaan melakukan pengkajian ulang rencana penganggaran biaya pengadaan yaitu biaya paket pekerjaan dan biaya pendukung pelaksanaan pengadaan.
2. Pengkajian ulang rencana penganggaran biaya pengadaan dilakukan untuk memastikan:
1. kode akun yang tercantum dalam dokumen anggaran sesuai dengan peruntukan dan jenis pengeluaran;
2. perkiraan jumlah anggaran yang tersedia untuk paket pekerjaan dalam dokumen anggaran mencukupi kebutuhan pelaksanaan pekerjaan; dan
3. tersedia biaya pendukung pelaksanaan pengadaan, antara lain biaya pelaksanaan pemilihan Penyedia dan biaya pada saat pelaksanaan pekerjaan.
3. Apabila biaya pengadaan belum atau kurang dianggarkan serta terdapat kesalahan administrasi dalam Dokumen Anggaran, maka PPK dan/atau ULP/Pejabat Pengadaan mengusulkan revisi Dokumen Anggaran.

3. PENGKAJIAN ULANG KAK

1. PPK dan ULP/Pejabat Pengadaan mengkaji ulang KAK yang sudah ditetapkan oleh PA/KPA.
2. Pengkajian ulang terhadap KAK dilakukan untuk meneliti dan memastikan hal-hal sebagai berikut:
1. 1. kejelasan uraian kegiatan yang akan dilaksanakan yang meliputi:
1. latar belakang;
2. maksud dan tujuan;
3. lokasi kegiatan;
4. ruang lingkup;
5. keluaran yang diinginkan;
6. sumber pendanaan;
7. jumlah tenaga yang diperlukan; dan
8. hal-hal lainnya.
2. kejelasan jenis, isi dan jumlah laporan yang harus dibuat (apabila diperlukan);
3. kejelasan waktu pelaksanaan yang diperlukan, termasuk kapan Barang tersebut harus tersedia pada lokasi kegiatan/sub kegiatan terkait, dengan memperhatikan batas akhir tahun anggaran/batas akhir efektif tahun anggaran;
4. jadwal waktu pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan;
5. kejelasan spesifikasi teknis barang yang meliputi :
1. spesifikasi teknis benar-benar sesuai dengan kebutuhan pengguna/penerima akhir;
2. tidak mengarah kepada merek/produk tertentu, kecuali untuk pengadaan suku cadang;
3. memaksimalkan penggunaan produksi dalam negeri; dan
4. memaksimalkan penggunaan Standar Nasional Indonesia (SNI).
6. kejelasan besarnya total perkiraan biaya pekerjaan;
7. pencantuman syarat-syarat bahan yang dipergunakan dalam pelaksanaan pekerjaan;
8. pencantuman syarat-syarat pengujian bahan dan hasil produk;
9. pencantuman kriteria kinerja produk yang diinginkan;
10. jangka waktu sertifikat garansi dan/atau masa pemeliharaan (apabila diperlukan);
11. gambar-gambar barang (apabila diperlukan).

4.KAJI ULANG PENETAPAN PENGGUNAAN PRODUK DALAM NEGERI

MENYUSUN RENCANA PEMILIHAN PENYEDIA BARANG/JASA METODE PEMILIHAN PENGADAAN

Lebih lanjut

METODE PEMILIHAN

ULP melalui perangkatnya memilih metode pengadaan yang sesuai untuk paket pekerjaan yang akan dilaksanakan dengan mengedepankan prinsip-prinsip pengadaan.

1. PELELANGAN. Untuk pengadaan yang dilakukan melalui pelelangan, metode pemilihan dibedakan menjadi 3 (tiga) yaitu:
1. Pelelangan Umum;
2. Pelelangan Sederhana; dan
3. Pelelangan Terbatas.
Pada prinsipnya pengadaan menggunakan metode Pelelangan Umum.
2. PENJUNJUKAN LANGSUNG. Metode Penunjukan Langsung dapat dilakukan sesuai kriteria yang ditetapkan dalam Peraturan Presiden No. 54 Tahun 2010 yang terakhir diubah dengan Peraturan Presiden No. 70 Tahun 2012 beserta petunjuk teknisnya.
3. PENGADAAN LANGSUNG. Pengadaan Langsung adalah Pengadaan Barang/Jasa langsung kepada Penyedia Barang/Jasa, tanpa melalui Pelelangan/Seleksi/Penunjukan Langsung dengan ketentuan sebagai berikut:
1. merupakan kebutuhan operasional K/L/D/I;
2. teknologi sederhana;
3. risiko kecil; dan/atau
4. dilaksanakan oleh Penyedia Barang/Jasa usaha orangperseorangan dan/atau badan usaha kecil serta koperasi kecil, kecuali untuk paket pekerjaan yang menuntut kompetensi teknis yang tidak dapat dipenuhi oleh Usaha Mikro, Usaha Kecil dan koperasi kecil.
4. KONTES. Kontes adalah metode pemilihan Penyedia Barang yang memperlombakan Barang/benda tertentu yang tidak mempunyai harga pasar dan yang harga/biayanya tidak dapat ditetapkan berdasarkan Harga Satuan.

METODE KUALIFIKASI
Metode Kualifikasi dapat dilakukan dengan 2 (dua) cara yaitu prakualifikasi atau pascakualifikasi. ULP memilih metode kualifikasi maka yang dipilih untuk paket-paket pekerjaan yang akan dilaksanakan.

Prakualifikasi merupakan proses penilaian kualifikasi yang dilakukan sebelum pemasukan penawaran. Prakualifikasi dilaksanakan untuk pemilihan Penyedia sebagai berikut:

1. pekerjaan yang bersifat kompleks melalui Pelelangan Umum;
2. yang menggunakan Pelelangan Terbatas; atau
3. yang menggunakan Penunjukan Langsung, kecuali untuk penanganan darurat.

Pascakualifikasi merupakan proses penilaian kualifikasi setelah pemasukan penawaran. Pascakualifikasi dilaksanakan untuk pengadaan sebagai berikut :

1. melalui Pelelangan Umum kecuali untuk Pekerjaan Kompleks; atau
2. yang menggunakan Pelelangan Sederhana.

PEMILIHAN METODE PEMASUKAN DOKUMEN PENAWARAN
ULP melalui Kelompok Kerja memilih satu dari tiga metode pemasukan Dokumen Penawaran, yaitu :

1. Metode Satu Sampul.
Metode satu sampul digunakan untuk Pengadaan Barang/Jasa dimana evaluasi teknis tidak dipengaruhi oleh penawaran harga.
2. Metode Dua Sampul
Metode dua sampul digunakan untuk Pengadaan Barang/Jasa dimana evaluasi teknis dipengaruhi oleh penawaran harga.
3. Metode Dua Tahap
Metode Dua Tahap digunakan untuk pemilihan Penyedia yang berkaitan dengan :
1. pekerjaan bersifat kompleks;
2. tercapainya pemenuhan kriteria kinerja dari keseluruhan sistem, termasuk pertimbangan kemudahan atau efisiensi pengoperasian dan pemeliharaan peralatannya;
3. mempunyai beberapa alternatif penggunaan sistem dan disain penerapan teknologi yang berbeda;
4. membutuhkan waktu evaluasi teknis yang lama; dan/atau
5. membutuhkan penyetaraan teknis.

METODE EVALUASI PENAWARAN
Metode evaluasi penawaran untuk Pengadaan Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya pada prinsipnya menggunakan penilaian sistem gugur. Kelompok Kerja ULP memilih satu metode evaluasi yang paling tepat yaitu :

1. Metode Evaluasi Sistem Gugur.
Sistem gugur merupakan evaluasi penilaian penawaran dengan cara memeriksa dan membandingkan Dokumen Penawaran terhadap pemenuhan persyaratan yang telah ditetapkan dalam Dokumen Pemilihan Penyedia Barang/Jasa dengan urutan proses evaluasi dimulai dari penilaian persyaratan administrasi, persyaratan teknis dan kewajaran harga. Terhadap Penyedia Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya yang tidak lulus penilaian pada setiap tahapan dinyatakan gugur. Evaluasi penawaran dengan sistem gugur dapat dilakukan untuk hampir seluruh pemilihan Penyedia
2. Metode Evaluasi Sistem Nilai.
Sistem nilai merupakan evaluasi penilaian penawaran dengan cara memberikan nilai angka tertentu pada setiap unsur yang dinilai, berdasarkan kriteria dan bobot yang telah ditetapkan dalam dokumen pemilihan Penyedia Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya, kemudian membandingkan jumlah perolehan nilai dari para peserta. Evaluasi penawaran dengan sistem nilai digunakan untuk pekerjaan kompleks yang memperhitungkan keunggulan teknis sepadan dengan harganya, mengingat penawaran sangat dipengaruhi oleh kualitas teknis. Sistem Nilai digunakan untuk evaluasi Jasa Konsultan.
3. Sistem Penilaian Biaya Selama Umur Ekonomis
Evaluasi penawaran dengan sistem penilaian biaya selama umur ekonomis dilakukan untuk pemilihan Penyedia yang memperhitungkan faktor-faktor: umur ekonomis, harga, serta biaya operasi dan pemeliharaan, dalam jangka waktu operasi tertentu. Sistem penilaian biaya selama umur ekonomis merupakan evaluasi penilaian penawaran dengan cara memberikan nilai pada unsur-unsur teknis dan harga yang dinilai menurut umur ekonomis barang yang ditawarkan berdasarkan kriteria dan nilai yang ditetapkan dalam dokumen pemilihan Penyedia Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya, kemudian nilai unsur-unsur tersebut dikonversikan ke dalam satuan mata uang tertentu, dan dibandingkan dengan jumlah nilai dari setiap penawaran peserta dengan penawaran peserta lainnya.

PENYUSUNAN TAHAPAN DAN JADWAL PENGADAAN

1. Penyusunan tahapan pelaksanaan pelelangan disesuaikan dengan Peraturan Presiden No. 54 Tahun 2010 yang terakhir diubah dengan Peraturan Presiden No. 70 Tahun 2012 beserta petunjuk teknisnya.Tahap setiap proses disesuaikan dengan metode pemilihan yakni :
1. Tahapan Pelelangan Umum dan Pelelangan Sederhana pascakualifikasi satu sampul dengan sistem gugur;
2. Tahapan Pelelangan Umum pascakualifikasi dua sampul dengan sistem nilai atau penilaian biaya selama umur ekonomis;
3. Tahapan Pelelangan Umum dan Pelelangan Terbatas prakualifikasi dua sampul dengan sistem nilai atau penilaian biaya selama umur ekonomis;
4. Tahapan Pelelangan Umum dan Pelelangan Terbatas prakualifikasi dua tahap dengan sistem gugur;
5. Tahapan Pelelangan Umum dan Pelelangan Terbatas prakualifikasi dua tahap dengan sistem nilai atau penilaian biaya selama umur ekonomis;
6. Tahapan Pelelangan Umum dan Pelelangan Terbatas prakualifikasi satu sampul dengan sistem gugur;
7. Penyusunan jadwal pelaksanaan Pengadaan harus memberikan alokasi waktu yang cukup untuk semua tahapan proses Pengadaan.

PENYUSUNAN DOKUMEN PENGADAAN
Kelompok Kerja ULP/Pejabat Pengadaan menyusun dan menetapkan Dokumen Pengadaan yang terdiri dari :

1. Dokumen Kualifikasi yakni Dokumen Kualifikasi merupakan dokumen yang ditetapkan oleh ULP/Pejabat Pengadaan sebagai dasar penilaian kompetensi, kemampuan usaha dan pemenuhan persyaratan tertentu lainnya dari Penyedia Barang/Jasa.
2. Dokumen Pemilihan yakni Dokumen Pemilihan adalah dokumen yang ditetapkan oleh ULP/Pejabat Pengadaan yang memuat ketentuan pelaksanaan Pemilihan Penyedia Barang/Jasa.

MENGUSULKAN PERUBAHAN HARGA PERKIRAAN SENDIRI, KERANGKA ACUAN KERJA/SPESIFIKASI TEKNIS PEKERJAAN DAN RANCANGAN KONTRAK KEPADA PPK

Lebih lanjut

ULP melalui Pokjanya dapat MENGUSULKAN PERUBAHAN HPS, KAK/SPESIFIKASI TEKNIS DAN RANCANGAN KONTRAK KEPADA PPK.

Perubahan HPS dapat terjadi dalam hal :

1. Koreksi yang dilakukan ULP menemukan kesalahan dalam menginput data dan/atau kesalahan penjumlahan.
2. Harga satuan terlalu rendah/terlalu tinggi setelah dilakukan survey pasar. Idealnya HPS paling lambat 28 hari sebelum batas waktu pemasukan dokumen. Kemungkinan hal tersebut bisa terjadi sangat besar karena tidak sedikit PPK dalam menyusun HPS jauh sebelum batas akhir maksimal HPS disusun, sehingga saat pengumuman HPS berubah secara signifikan terhadap harga pasar.
3. Dan lain sebagainya

Disini ULP harus berperan aktif dalam mengkoreksi nilai HPS sebelum diumumkan kepada penyedia jasa.

Perubahan Spesifikasi Teknis dapat dilakukan pada tahap penjelasan jika unsur-unsur yang tertuang didalam spesifikasi teknis tidak relevan dengan barang/pekerjaan yang akan dilaksanakan. Perubahan tersebut dapat berupa hal-hal sebagai berikut :

1. Keterangan di dalam spesifikasi teknis yang mengarah kepada merek tertentu;
2. Luas lapangan dengan gambar rencana tidak sesuai; dan lain sebagainya

Perubahan Rancangan Kontrak
Kebiasaan “copas” dan “save as” dari Standard Bidding Document (SBD) atau Standar Dokumen Pengadaan (SDP) tanpa diedit sesuai dengan lingkup dan out pekerjaan cendrung menjadi penyebab rancangan kontrak berubah. Hal ini sering terjadi karena alasan beban tugas dan waktu yang tidak cukup untuk mengedit sehingga copas dan save as menjadi solusi yang jitu. Akibatnya bisa terjadi multi tafsir dan cendrung bertentangan dengan satu sama lainnya.

Salah satu contoh, masih adanya redaksi yang tidak jelas karena masih tertera pilihan yang seharusnya sudah dipilih sebelum diumumkan kepada penyedia jasa. Kontrak masih memunclkan harga satuan dan lumsump secara bersamaan, masih belum jelas kapan laporan secara periodik disampaikan pada pekerjaan konsultasi, dan masih banyak lagi yang lainnya. Semua perubahan yang terjadi diusulkan oleh ULP kepada PPK dan harus mendapat persetujuan PPK sebelum dituangkan dalam Adendum Dokumen Pengadaan.

MENYUSUN DAN MELAKSANAKAN STRATEGI PENGADAAN BARANG/JASA DI LINGKUNGAN ULP

Lebih lanjut

Permasalahan dalam pengadaan barang dan jasa pemerintah tidak akan terjadi apabila para pelaksana memahami dan melaksanakan sepenuhnya prinsip dasar pengadaan barang dan jasa yang ditetapkan dalam Perpres 54 Tahun 2010 yaitu efisien, efektif, terbuka dan bersaing, transparant, adil dan tidak diskriminatif serta akuntabel. Oleh karena, dalam implementasi kegiatan yang riskan seperti pengadaan barang dan jasa, membutuhkan manajemen yang benar-benar direncanakan dengan matang, serta strategi yang tepat agar hasilnya sesuai dengan yang diharapkan, tidak merugikan negara karena pemborosan dan dapat dipertanggungjawabkan. Maka sangat diperlukan adanya suatu manajemen strategis pengadaan barang di Unit Layanan Pengadaan.

Secara singkat strategi pengadaan yang dapat diterapkan oleh ULP guna memenuhi tujuan pengadaan barang dan jasa yang sesuai dengan prinsip-prinsip pengadaaan di antaranya adalah sebagai berikut namun tidak terbatas pada :

1. Penempatan personil yang kompetitif sesuai dengan acuan peraturan yang memayungi ULP .
2. Perlunya pelatihan-pelatihan guna meningkatkan kompetensi personil ULP terutama dalam bidang manajemen seperti peningkatan Capacity Building dan manejemen lainnya;
3. Perlunya mensosialisasi kepada penyedia untuk mengikuti pelatihan pengadaan barang/jasa pemerintah untuk memahami tata cara dan prosedur pemilihan. Hal ini sangat perlu dilakukan oleh ULP sebagaimana yang telah dilakukan oleh LKPP. ULP adalah mitra kerja ULP oleh karena itu semestinya program kerja LKPP diikuti oleh seluruh ULP;
4. Pelaksaaan kegiatan yang akan dilakukan sebaiknya telah dilakukan melalui perencanaan yang matang dan alokasi dana yang tepat sehingga tidak mengorbankan kualitas dan anggaran serta mengutamakan program prioritas yang mengacu pada rencana strategis;

Semoga bermanfaat

Share This

Like This