Spesifikasi Teknis dan Syarat Teknis

Didalam pelaksanaan pengadaan barang dan jasa pemerintah sesuai dengan peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 berikut perubahannya yang terakhir dengan peraturan presiden nomor 70 tahun 2012 beserta petunjuk teknisnya ada beberapa persyaratan yang mutlak untuk dilengkapi oleh penyedia baik didalam pengadaan barang, jasa konstruksi, jasa lainnya termasuk jasa konsultansi.

Persyaratan mutlak tersebut berupa Spesifikasi Teknis dan Persyaratan Teknis yang menjadi bagian pertimbangan teknis dan bersipat mengikat.



SPESIFIKASI TEKNIS

Spesifikasi Teknis adalah suatu uraian atau ketentuan-ketentuan yang disusun secara lengkap dan jelas mengenai suatu barang, metode atau hasil akhir pekerjaan yang dapat dibeli, dibangun atau dikembangkan oleh pihak lain sedemikian sehingga dapat memenuhi keinginan semua pihak yang terkait.

Dalam pekerjaan Konstruksi, spesifikasi Teknis merupakan suatu tatanan teknik yang dapat membantu semua pihak yang terkait dengan pekerjaan konstruksi untuk sependapat dalam pemahaman sesuatu hal teknis tertentu yang terjadi dalam suatu pekerjaan.

Dengan demikian Spesifikasi Teknis diharapkan dapat :

1. Mengurangi beda pendapat atau pertentangan yang tidak perlu;
2. Mendorong efisiensi penyelenggaraan proyek, tertib proyek dan kerjasama dalam penyelenggaraan proyek;
3. Mengurangi kerancuan teknis pelaksanaan pekerjaan;

Spesifikasi Teknis, yang semula merupakan bagian dari Dokumen Pengadaan, setelah kontrak ditandatangani oleh penyedia jasa dan pengguna jasa, menjadi bagian dari Dokumen Kontrak. Sebagai bagian dari Dokumen Kontrak, untuk menghindari terjadinya kesalahpahaman tentang lembar-lembar spesifikasi yang telah menjadi acuan untuk pelaksanaan di lapangan, baik penyedia jasa (kontraktor) maupun pengguna jasa (pemilik proyek) perlu memberikan paraf pada setiap halaman spesifikasi.

PEMBUATAN SPESIFIKASI TEKNIS

Spesifikasi teknis dikaji pada proses pembuatan Kerangka Acuan kerja sebagai dasar pelaksanaan kegiatan. Sebagai bagian dari dokumen lelang, dalam rangka memenuhi ketentuan pelelangan yang efektif, effisien, terbuka dan bersaing, dan adil/tidak diskriminatif maka spesifiksi teknis harus memenuhi persyaratan dan perlu memperhatikan kejelasan spesifikasi teknis yang meliputi :

1. Spesifikasi teknis benar-benar sesuai dengan kebutuhan pengguna/penerima akhir;
2. Tidak mengarah kepada merk/produk tertentu (made in / made by) kecuali untuk suku cadang/komponen produk tertentu;
3. Memaksimalkan penggunaan produksi dalam negeri; dan
4. Memaksimalkan penggunaan Standar Nasional Indonesia (SNI).
5. Tidak menutup kemungkinan digunakannya produksi dalam negeri;

PERSYARATAN TEKNIS

Persyaratan Teknis adalah persyaratan yang memenuhi keselamatan, resiko keamanan, pemanfaatan, mutu atau parameter teknis lainnya dalam proses pencapaian maksud dan tujuan dan/atau persyaratan yang sesuai dengan standar nasional Indonesia (SNI) atau yang ditetapkan oleh Menteri.

Pengadaan barang/jasa untuk kebutuhan rancang bangun di lingkungan instansi pemerintah harus dilaksanakan dengan efektif dan efisien serta mengedepankan prinsip persaingan sehat, transparan, terbuka dan perlakuan yang adil bagi semua pihak, sehingga hasilnya dapat dipertanggungjawabkan baik dari segi fisik, keuangan maupun manfaatnya bagi kelancaran proses rancang bangun di lingkungan instansi pemerintah dan masyarakat.

Peraturan pemerintah untuk pengadaan barang/jasa juga selalu berpihak untuk mengutamakan dan mengembangkan industri dan ekonomi dalam negeri.

Prinsip efektif terkait dengan nilai manfaat yang diperoleh. Efektif berarti dengan sumber daya yang tersedia dapat diperoleh barang/jasa yang mempunyai nilai manfaat setinggi-tingginya. Manfaat dapat dinilai dari beberapa aspek, seperti jumlah, kualitas, waktu penyerahan, adaptasi dan dampak positif yang menyeluruh terhadap pencapaian sasaran program/kegiatan.

Sedangkan efisien dapat dicapai apabila dengan menggunakan sumber daya yang optimal dapat diperoleh barang/jasa yang sesuai dengan jumlah, kualitas dan waktu yang telah direncanakan. Efisien tidak selalu berarti biaya termurah, tetapi masih ada beberapa parameter lain yang perlu dipertimbangkan, seperti ketersediaan suku cadang, umur ekonomis, biaya operasional dan biaya perawatan (maintenance cost). Biaya yang efisien haruslah yang wajar, yang telah memperhitungkan parameter/persyaratan yang dibutuhkan.

Untuk mendapatkan barang/jasa yang tepat jumlah, tepat kualitas dan tepat waktu dengan biaya yang wajar, maka perlu dipertimbangkan kondisi alamiah (nature conditions) dan jenis barang/jasa yang dibutuhkan, karena kedua hal ini menyangkut kompleksitas yang dapat menimbulkan resiko. Resiko inilah yang harus ditekan seminimal mungkin atau bahkan harus dihilangkan atau dihindari. Salah satu cara untuk memperkecil atau menghilangkan resiko yang mungkin dapat terjadi adalah dengan menyusun spesifikasi teknis barang/jasa secara rinci, jelas dan benar. Untuk itu diperlukan strategi yang tepat agar penyusunan spesifikasi teknis dapat memenuhi persyaratan teknis yang telah ditetapkan dalam perancangan/desain dan peraturan perundang-undangan yang berlaku sesuai dengan kriteria kegiatan.

Kondisi yang dihadapi dalam manajemen pengadaan barang/jasa sangat berkaitan dengan kondisi alamiah (nature conditions) yang dipengaruhi oleh 2 (dua) faktor pokok, yaitu faktor biaya dan faktor resiko. Kedua faktor ini mengakibatkan perbedaan perlakuan dalam pelaksanaan pengadaan barang/jasa, khususnya dalam pengadaan barang/jasa untuk kegiatan yang termasuk kriteria rancang bangun. Biaya yang semakin besar memerlukan pengelolaan yang semakin canggih dan kompleks, karena dapat menimbulkan permasalahan yang semakin kompleks. Sedangkan biaya yang kecil tentunya hanya membutuhkan proses pengelolaan yang cukup sederhana agar tercapai prinsip efisien. Faktor resiko merupakan akibat dari aktivitas pengadaan barang/jasa yang dilakukan. Semakin tinggi resiko yang dihadapi, maka diperlukan pengelolaan yang semakin canggih pula. Sebaliknya apabila resiko yang dihadapi semakin rendah, maka cukup dibutuhkan pengelolaan yang sederhana saja agar dapat tercapai prinsip efektif.

Berdasarkan gambaran hubungan di atas, maka penyusunan spesifikasi teknis juga harus disesuaikan dengan faktor biaya yang dibutuhkan dan faktor resiko yang mungkin dapat terjadi/akan dihadapi. Hal ini memerlukan proses penilaian kebutuhan (assessment of need) dengan benar, untuk mengetahui secara akurat apakah barang/jasa tersebut benar-benar telah sesuai dengan kebutuhan desain rinci kegiatan. Berdasarkan hasil dari penilaian kebutuhantersebut kemudian dapat ditentukan tingkat kompleksitas dari spesifikasi teknisyang harus disusun, sehingga dapat diputuskan strategi penyusunan spesifikasiteknis yang tepat, jelas dan benar yang mengacu pada kebutuhan desain rincikegiatan, serta dapat dipahami oleh dunia usaha dengan baik.

Faktor-faktor yang mempengaruhi tersebut yakni berupa faktor biaya dan faktor resiko tersebut masuk di dalam Kriteria Persyaratan Teknis.

Penyusunan spesifikasi teknis dan Persyaratan Teknis merupakan hal yang sangat penting. Penyajian spesifikasi teknis yang salah atau tidak benar akan berakibat fatal, karena dapat menyebabkan kegagalan kegiatan yang akan atau sedang dilaksanakan. Ada 2 (dua) jenis spesifikasi teknis yang dibedakan berdasarkan sifat kegiatan, yaitu :

1. Spesifikasi teknis untuk kegiatan yang bersifat sederhana.
2. Spesifikasi teknis dalam bentuk Kerangka Acuan Kerja (KAK)/ Terms of Reference (TOR) untuk kegiatan yang bersifat kompleks.

Untuk menentukan jenis spesifikasi teknis yang akan disusun adalah dengan melakukan penilaian kebutuhan, dilanjutkan dengan penilaian komplesitas barang/jasa yang akan menghasilkan tingkat kompleksitas spesifikasi teknis yang dibutuhkan.

Kebanyakan para pengelola kegiatan, dalam hal ini user sebagai pemakai barang/jasa, masih kurang memperhatikan pentingnya penyusunan spesifikasi teknis yang benar, sehingga menimbulkan kesulitan bagi dunia usaha untukmemahaminya dengan baik dan benar. Hal ini dapat mengakibatkanketerlambatan atau bertambahnya waktu yang diperlukan untuk penyelesaiankegiatan, pemborosan dana/anggaran kegiatan, dan bahkan dapat berakibat fatalyaitu kegagalan kegiatan.


Spesifikasi Teknis dan Persyaratan Teknis untuk Kegiatan Sederhana

Spesifikasi teknis barang/jasa untuk kebutuhan kegiatan yang bersifat sederhana cukup menggunakan spesifikasi teknis yang sederhana, karena biasanya hanya untuk kebutuhan operasional sehari-hari yang dilakukan secara periodik dalam periode waktu yang tidak terlalu lama dan hanya menitikberatkan pada faktor biaya.

Sedangkan spesifikasi teknisnya sudah cukup jelas dan kalangan dunia usaha sudah banyak yang memahaminya dengan baik. Walaupun sederhana, spesifikasi teknis untuk kegiatan sederhana tetap harus disajikan dengan akurat dan informatif, agar pihak dunia usaha dapat memahami kondisi barang/jasa yang dibutuhkan dengan baik dan benar. Penyusunan spesifikasi teknis untuk kegiatan sederhana dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut :

1. Cantumkan nama barang.
2. Cantumkan persyaratan teknis yang diinginkan, antara lain persyaratan mekanikal, elektrik, fisik, dimensi, dsb.
3. Cantumkan ukuran / jumlah barang.
4. Cantumkan standar yang digunakan.
5. Tetapkan jadwal waktu penyerahan/penyelesaian.
6. Usahakan barang yang dibutuhkan sudah dapat diproduksi di dalam negeri.

Apabila dari hasil survei ternyata di pasaran terdapat lebih dari satu merk/produk barang yang sama, maka spesifikasi teknis dibuat tidak mengarah kepada merk/produk tertentu.


Spesifikasi teknis dalam bentuk Kerangka Acuan Kerja (Terms of Reference)

Pengadaan barang/jasa yang menyangkut aktivitas kegiatan yang besar dan kompleks membutuhkan spesifikasi teknis yang lebih kompleks. Kegiatan yang besar dan kompleks biasanya memerlukan perencanaan, kajian dan pelaksanaan yang kompleks yang saling berkaitan antara satu kegiatan dengankegiatan lainnya dan memerlukan sumber daya yang banyak jenisnya. Kegiatanyang kompleks juga memerlukan teknologi tinggi dan atau mempunyai resikotinggi dan atau menggunakan peralatan dengan desain khusus, sehinggamemerlukan sumber daya manusia yang memiliki pengetahuan teknis yang tinggi. Spesifikasi teknis yang kompleks sebaiknya disusun dalam bentuk Kerangka Acuan Kerja (Terms of Reference) dan harus dibuat dengan teliti dan harus benar-benar menggambarkan kondisi kebutuhan. Kerangka Acuan Kerja menjelaskan mengenai latar belakang, maksud/tujuan, dan persyaratan teknis barang/jasa yang dibutuhkan.

Penyusunan spesifikasi teknis dengan Kerangka Acuan Kerja dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut :

1. Uraikan gambaran secara garis besar mengenai kegiatan yang akan dilaksanakan, antara lain
• latar belakang,
• maksud dan tujuan, lokasi, dan
• sumber pendanaan.
2. Uraikan mengenai data penunjang berupa data yang berkaitan dengan pelaksanaan kegiatan, antara lain :
• data dasar,
• standar teknis,
• studi terdahulu yang pernah dilaksanakan, dan
• peraturan yang digunakan.
3. Jelaskan mengenai tujuan dan ruang lingkup kegiatan dengan memberikan gambaran mengenai :
• tujuan yang ingin dicapai,
• keluaran yang akan dihasilkan,
• keterkaitan antara suatu keluaran dengan keluaran lain,
• peralatan dan material yang telah tersedia dan harus disediakan,
• lingkup kewenangan,
• perkiraan jangka waktu penyelesaian,
• kualifikasi dan jumlah tenaga ahli / pendukung yang harus dilibatkan, dan
• jadwal setiap tahapan pelaksanaan kegiatan.
4. Tentukan jenis dan jumlah laporan teknis yang diperlukan<>
5. Tetapkan persyaratan teknis barang yang diinginkan, dengan ketentuan :
• tidak mengarah kepada merk/produk tertentu,
• semaksimal mungkin diupayakan menggunakan barang/jasa produksi dalam negeri,
• semaksimal mungkin diupayakan menggunakan Standar NasionalIndonesia (SNI) atau standar lain yang setara,
• metoda pelaksanaan yang diinginkan harus logis, realistik dan dapat dilaksanakan,
• jadwal waktu pelaksanaan/pengiriman harus sesuai dengan metoda pelaksanaan.
6. Cantumkan macam, jenis, kapasitas dan jumlah peralatan utama minimal yang harus disediakan.
7. Cantumkan persyaratan pengujian barang dan hasil produk.
8. Cantumkan kriteria kinerja barang (output performance) yang diinginkan.
9. Cantumkan tata cara pengukuran hasil kegiatan.
10. Cantumkan dukungan yang menurut peraturan dan pertimbangan teknis diperlukan;
11. Lampirkan peta lokasi, layout, gambar-gambar potongan, detail-detail sesuai kebutuhan.

Dengan adanya Kerangka Acuan Kerja diharapkan dunia usaha dapat memahami keseluruhan kegiatan secara utuh.

Pengadaan yang kridibel sejahterakan bangsa

Share This

Like This