Manajemen Organisasi

" Kita mesti merencanakan sesuatu, apa ya, harmonisisasi dari hal terkecil sampai terbesar, dan kita harus bisa mensiasati kecerdasan itu lebih awal agar labil ekonomi kita tetap lebih baik tidak adanya kontroversi hati dan kita bisa berbangga untuk itu ".

Kontroversi kalimat Vicky tersebut di atas membawa saya kepada satu pemikiran preventif didalam pelaksanaan kegiatan barang dan jasa yang dilakukan organisasi pengadaan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Dalam pelaksanaan kegiatan organisasi dimanapaun dan dalam bentuk apapun termasuk kegiatan organisasi pengadaan barang dan jasa, Hal terpenting disamping prinsip-prisip pengadaan sesuai dengan peraturan presiden Nomo 54 tahun 2010 beserta perubahannya dan Peraturan kepala LKPP juga menjadi hal penting dalam proses kegiatannya memperhatikan prinsip-prinsip manajemen agar proses dapat berjalan se-effektif dan se-effisien serta dapat dipertanggungjawabkan.

Penerapan prinsip-prinsip manajemen menjaadi penting jika proses kegiatan dilakukan oleh organisasi dan/atau unit kerja yang terdiri dari lebih dari satu orang. Hal ini sangat relevan untuk diterapkan didalam Unit Layanan Pengadaan.
Prinsip-prinsip manajemen adalah dasar-dasar dan nilai yang menjadi inti dari keberhasilan sebuah manajemen. Keberhasilan suatu manajemen merupakan kekuatan dahsyat dalam menggapai maksud dan tujuan proses kegiatan.

Seorang industrialis yang bernama asal Perancis yang bernama Henry Fayol, berpendapat bahwa prinsip-prinsip dalam manajemen sebaiknya bersifat lentur dalam arti bahwa perlu di pertimbangkan sesuai dengan kondisi-kondisi khusus dan situasi-situasi yang berubah. Prinsip - prinsip umum manajemen menurut Henry Fayol terdiri dari :

PEMBAGIAN KERJA (Division of work)
Implementasi pembagian kerja dalam organisasi yang didasari oleh prinsip manajemen berupa objektifitas tugas dan tanggungjawab yang diberikan sesuai dengan kualifikasi dan/atau kemampuan yang objektif. Pembagian kerja harus disesuaikan dengan kemampuan dan keahlian sehingga pelaksanaan kerja berjalan efektif. Oleh karena itu, dalam penempatan personil harus menggunakan prinsip the right man in the right job. Pembagian kerja harus rasional/objektif, bukan emosional subyektif yang didasarkan atas dasar like and dislike. Prinsip the right man in the right place lebih cendrung hanya dapat dilakukan dengan mekanisme Fit and Proper Test (uji kelayakan). Didalam organisasi pengadaan hal tersebut telah ditegaskan didalam pemilihan unsur organisasi Unit Layanan Pengadaan sebagaimana pasal 17 Peraturan Kepala LKPP Nomor 5 Tahun 2012.

Dengan adanya prinsip orang yang tepat ditempat yang tepat (the right man in the right place) akan memberikan jaminan terhadap kestabilan, kelancaran dan efesiensi kerja. Pembagian kerja yang baik merupakan kunci bagi penyelengaraan kerja. kecerobohan dalam pembagian kerja akan berpengaruh kurang baik dan mungkin menimbulkan kegagalan dalam penyelenggaraan pekerjaan, oleh karena itu, Tim Penilai harus menempatkan pembagian kerja sebagai prinsip utama yang akan menjadi titik tolak bagi prinsip-prinsip lainnya.

WEWENANG DAN TANGGUNG JAWAB (Authority and responsibility)
Jika ada pekerjaan yang diamanahkan, tentunya ada kewenangan, jika ada kewenangan tentunya ada tanggungjawab. Setiap anggota atau personil didalam ULP dilengkapi dengan wewenang untuk melakukan pekerjaan dan setiap wewenang melekat atau diikuti pertanggungjawaban. Wewenang dan tanggung jawab harus seimbang. Setiap pekerjaan harus dapat memberikan pertanggungjawaban yang sesuai dengan wewenang. Oleh karena itu, makin kecil wewenang makin kecil pula pertanggungjawaban demikian pula sebaliknya.

Tanggung jawab terbesar terletak pada pimpinan. Kegagalan suatu usaha bukan terletak pada bawahan, tetapi lebih terletak pada puncak pimpinannya karena yang mempunyai wewenang terbesar adalah pimpinan. Oleh karena itu, apabila pimpinan tidak mempunyai keahlian dan kepemimpinan, maka wewenang yang ada padanya merupakan bumerang. Khusus untuk kelompok kerja wewenang dan tanggungjawab untuk setiap anggota adalah sama.


DISIPLIN (Discipline)
Disiplin merupakan bagian dari integritas berupa ketaatan dan kepatuhan pada aturan dan bertanggungjawab terhadap pekerjaan yang dibebankan kepadanya. Disiplin merupakan perasaan taat dan patuh terhadap pekerjaan yang menjadi tanggung jawab. Apabila wewenang tidak berjalan dengan semestinya, maka disiplin akan hilang. Oleh karena ini, pemegang wewenang harus dapat menanamkan disiplin terhadap dirinya sendiri sehingga mempunyai tanggung jawab terhadap pekerjaan sesuai dengan wewenang yang ada padanya.
Kata disiplin sering kita dengar dan ucapkan, khususnya dalam dunia kerja. Disiplin kerja ditekankan agar bisa memacu produktivitas. Namun sering kali hal ini tidak mudah dijalankan. Ada banyak hal yang mungkin menjadi penyebab seseorang menjadi sulit untuk berlaku disiplin. Kecenderungan orang tidak disiplin dipengaruhi oleh beberapa faktor diantaranya merasa memimpin, merasa bisa sehingga menggampangkan sesuatu, bergerak lambat dan kurang gesit, tidak konsisten dalam berpikir dan bertindak, tidak mementingkan proses, tidak mampu mengatur waktu sehingga hidup dan kerjanya juga tidak teratur dan suka menunda-nunda pekerjaan.

Dengan disiplin, banyak manfaat yang akan Anda rasakan. Bukan saja Anda akan menghilangkan kebiasaan menunda pekerjaan, lebih dari itu Anda juga akan membuat pekerjaan Anda selesai lebih cepat dan hidup Anda akan lebih tertata. Disiplin ini berawal dari motivasi diri, jika keduanya digabungkan maka akan menjadi karakter yang kuat.


KESATUAN PERINTAH (Unity of command) dan KESATUAN PENGARAHAN (Unity of direction)
Siapa yang boleh memerintah untuk melaksanakan pekerjaan, setiap personil harus mengetahui dan memahami serta memperhatikan sehingga prinsip kesatuan perintah dapat lebih fokus sehingga pelaksanaan kerja dapat dijalankan dengan baik. Personil harus tahu kepada siapa ia harus bertanggung jawab sesuai dengan wewenang yang diperolehnya. Perintah yang datang dari pimpinan lain kepada seorang personil/anggota akan merusak jalannya wewenang dan tanggung jawab serta pembagian kerja. Perintah yang utama adalah aturan yang melandasi lingkup kegiatan. Perintah selain aturan yang berlaku sipatnya hanya koordinatif.

Dalam Pelaksanakan tugas-tugas dan tanggung jawabnya, personil perlu diarahkan menuju sasarannya. Kesatuan pengarahan bertalian erat dengan pembagian kerja. Kesatuan pengarahan tergantung pula terhadap kesatuan perintah. Dalam pelaksanaan kerja bisa saja terjadi adanya dua perintah sehingga menimbulkan arah yang berlawanan. Oleh karena itu, perlu alur yang jelas dari mana personil mendapat wewenang untuk melaksanakan pekerjaan dan kepada siapa ia harus mengetahui batas wewenang dan tanggung jawabnya agar tidak terjadi kesalahan. Pelaksanaan kesatuan pengarahan (unity of direction) tidak dapat terlepas dari pembagian kerja, wewenang dan tanggung jawab, disiplin, serta kesatuan perintah.

MENGUTAMAKAN KEPENTINGAN ORGANISASI DI ATAS KEPENTINGAN SENDIRI
Setiap personil harus mengabdikan kepentingan sendiri kepada kepentingan organisasi. Hal semacam itu merupakan suatu syarat yang sangat penting agar setiap kegiatan berjalan dengan lancar sehingga tujuan dapat tercapai dengan baik. Hal ini perlu dipertegas oleh pimpinan dengan memberikan semacam arahan atau dogma yang tegas guna menghindari konflik kepentingan. Setiap personil dapat mengabdikan kepentingan pribadi kepada kepentingan organisasi apabila memiliki kesadaran bahwa kepentingan pribadi sebenarnya bagian dari kepentingan organisasi dan tak ada keberhasilan kepentingan pribadi jika kepentingan organisasi tidak berhasil. Prinsip pengabdian kepentingan pribadi kepada kepentingan organisasi dapat terwujud, apabila setiap personil merasa senang dalam bekerja sehingga memiliki disiplin yang tinggi. Disini kridibilitas dan loyalitas dipertaruhkan dan menjadi parameter keberhasilan Team Work atau kerjasama yang baik.

PENGHARGAAN ( Appreciation )
Penghargaan dapat berupa gaji atau upah, dan dapat pula dalam bentuk lain. Inti dari penghargaan kepada personil adalah bukti pengakuan dan eksistensi bagi personil yang merupakan kompensasi yang menentukan terwujudnya kelancaran dalam bekerja. Personil yang diliputi perasaan cemas dan kekurangan akan sulit berkonsentrasi terhadap tugas dan kewajibannya sehingga dapat mengakibatkan ketidaksempurnaan dalam bekerja. Oleh karena itu, dalam prinsip manajemen harus dipikirkan bagaimana agar personil dapat bekerja dengan tenang. Sistem penghagaan harus diperhitungkan agar menimbulkan kedisiplinan dan kegairahan kerja sehingga personil berkompetisi untuk membuat prestasi yang lebih besar. Prinsip more pay for more prestige (upah lebih untuk prestasi lebih), dan prinsip upah sama untuk prestasi yang sama perlu diterapkan sebab apabila ada perbedaan akan menimbulkan kelesuan dalam bekerja dan mungkin akan menimbulkan tindakan tidak disiplin.

PEMUSATAN (Centralization)
Pemusatan wewenang akan menimbulkan pemusatan tanggung jawab dalam suatu kegiatan. Tanggung jawab terakhir terletak ada orang yang memegang wewenang tertinggi atau pimpinan puncak. Pemusatan bukan berarti adanya kekuasaan untuk menggunakan wewenang, melainkan untuk menghindari kesimpangsiuran wewenang dan tanggung jawab. Pemusatan wewenang ini juga tidak menghilangkan asas pelimpahan wewenang (delegation of authority)

HIRARKI (tingkatan)
Pembagian kerja menimbulkan adanya atasan dan bawahan. Bila pembagian kerja ini mencakup area yang cukup luas akan menimbulkan hirarki. Hirarki diukur dari wewenang terbesar yang berada pada manajer puncak dan seterusnya berurutan ke bawah. Dengan adanya hirarki ini, maka setiap personil akan mengetahui kepada siapa ia harus bertanggung jawab dan dari siapa ia mendapat perintah. Prinsip hirarki merupakan bagian penting dari proses guna menciptakan ketertiban arahan dan perintah serta tanggungjawab yang pada akhirnya menciptakan tertib administrasi dan kewenangan.

KETERTIBAN (Order) dan KEHARMONISAN (Harmony)
Ketertiban dan keharmonisan dalam melaksanakan pekerjaan merupakan syarat utama karena pada dasarnya tidak ada orang yang bisa bekerja dalam keadaan kacau atau tegang. Ketertiban dan keharmonisan dalam suatu pekerjaan dapat terwujud apabila seluruh personil, baik atasan maupun bawahan mempunyai disiplin yang tinggi. Dengan kewenangan koodinatif, pimpinan memiliki andil besar dalam menciptakan ketertiban dan keharmonisan. Kemampuan manajerial seorang pimpinan diukur sejauh mana suasana kerja tertib dan harmonis. Oleh karena itu, ketertiban, keharmonisan dan disiplin sangat dibutuhkan dalam mencapai tujuan yang dicita-citakan.

KEADILAN DAN KEJUJURAN
Prinsip lain yang melingkupi baik tidaknya suatu organisasi berdasarkan prinsip manajeman adalah Prinsip Keadilan dan kejujuran. Keadilan dan kejujuran merupakan salah satu syarat untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. Keadilan dan kejujuran terkait dengan moral personil dan tidak dapat dipisahkan. Keadilan dan kejujuran harus ditegakkan mulai dari atasan karena atasan memiliki wewenang yang paling besar. Pimpinan yang adil dan jujur akan menggunakan wewenangnya dengan sebaik-baiknya untuk melakukan keadilan dan kejujuran pada bawahannya.

STABILITAS KONDISI PERSONIL
Beban tugas dan tanggungjawab yang tidak adil dan merata dapat mengakibatkan kondisi yang tidak stabil. Dalam setiap kegiatan kestabilan personil harus dijaga sebaik-baiknya agar segala pekerjaan berjalan dengan lancar. Kestabilan personil terwujud karena adanya disiplin kerja yang baik dan adanya ketertiban dalam kegiatan yang tidak adil dan proporsional. Manusia sebagai makhluk sosial yang berbudaya memiliki keinginan, perasaan dan pikiran. Apabila keinginannya tidak terpenuhi karena perasaan tertekan dan pikiran yang kacau akan menimbulkan goncangan dalam bekerja. Pada kondisi seperti ini personil perlu diberikan semacam terapi dengan merubah suasana menjadi lebih santai dan tidak tertekan oleh pekerjaan yang seharusnya dicintai dan disenanginya.

PRAKARSA (Inisiative)
Prakarsa timbul dari dalam diri seseorang yang menggunakan daya pikir. Prakarsa menimbulkan kehendak untuk mewujudkan suatu yang berguna bagi penyelesaian pekerjaan dengan sebaik-beiknya. Jadi dalam prakarsa terhimpun kehendak, perasaan, pikiran, keahlian dan pengalaman seseorang. Oleh karena itu, setiap prakarsa yang datang dari personil harus dihargai. Prakarsa (inisiatif) mengandung arti menghargai orang lain, karena itu hakikatnya manusia butuh penghargaan. Setiap penolakan terhadap prakarsa personil merupakan salah satu langkah untuk menolak gairah kerja. Oleh karena itu, seorang manajer yang bijak akan menerima dengan senang hati prakarsa-prakarsa yang dilahirkan personilnya.

SEMANGAT KESATUAN
Setiap personil harus memiliki rasa kesatuan, yaitu rasa senasib sepenanggungan sehingga menimbulkan semangat kerja sama yang baik. semangat kesatuan akan lahir apabila setiap personil mempunyai kesadaran bahwa setiap personil berarti bagi personil lain dan personil lain sangat dibutuhkan oleh dirinya. Manajer yang memiliki kepemimpinan akan mampu melahirkan semangat kesatuan (esprit de corp), sedangkan manajer yang suka memaksa dengan cara-cara yang kasar akan melahirkan friction de corp (perpecahan dalam korp) dan membawa bencana.

Share This

Like This