Bicara Tentang Unit Layanan Pengadaan II

KELOMPOK KERJA UNIT LAYANAN PENGADAAN

Unit Layanan Pengadaan adalah Unit Organisasi pemerintah yang berfungsi melaksanakan pengadaan barang/jasa di Kementrian /Lembaga /Daerah /Institusi lainnya yang bersipat permanen, dapat berdiri sendiri atau melekat pada unit yang sudah ada.


Dalam pelaksanaan pelayanan pengadaan barang dan jasa pemerintah, ULP memiliki perangkat-perangkat yang jumlahnya disesuaikan dengan kebutuhan yang paling kurang terdiri atas fungsi-fungsi terdiri dari Kepala, Ketatausahaan/Sekretariat, dan Kelompok Kerja. masing-masing fungsi memiliki tugas dan tanggungjawab serta kewenangan yang berbeda.

Sesuai pasal 15 Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 Pemilihan Penyedia Barang/Jasa dalam ULP dilakukan oleh Kelompok Kerja.

Sesuai pasal 15 Peraturan Presiden tersebut maka Kelompok Kerja sebagai garda depan dalam proses pemilihan penyedia barang dan jasa sudah semestinya memiliki unsur-unsur minimal yang wajib dipenuhi dalam kapasitas sebagai pelaksana. Persyaratan minimal tersebut tercantum didalam pasal 17 yakni :

1. memiliki integritas, disiplin dan tanggung jawab dalam melaksanakan tugas;
2. memahami pekerjaan yang akan diadakan;
3. memahami jenis pekerjaan tertentu yang menjadi tugas ULP/Pejabat Pengadaan yang bersangkutan;
4. memahami isi dokumen, metode dan prosedur Pengadaan;
5. tidak mempunyai hubungan keluarga dengan Pejabat yang menetapkannya sebagai anggota ULP/Pejabat Pengadaan;
6. memiliki Sertifikat Keahlian Pengadaan Barang/Jasa sesuai dengan kompetensi yang dipersyaratkan; dan
7. menandatangani Pakta Integritas.

Sementara ruang lingkup Kelompok Kerja sesuai Perka Nomor 5 Tahun 2012 meliputi :

1. Mengkaji ulang Spesifikasi Teknis dan HPS untuk paket-paket pekerjaan yang akan dilelang;
2. mengusulkan perubahan HPS, KAK/Spesifikasi Teknis dan rancangan kontrak kepada PPK jika terdapat kesalahan dan/atau sesuatu yang melanggar peraturan;
3. Menyusun rencana pemilihan Penyedia Barang/Jasa dan menetapkan dokumen pengadaan;
4. melakukan pemilihan penyedia barang dan jasa melalui pengumuman kualifikasi atau pelelangan hingga menjawab sanggahan;
5. mengusulkan penetapan pemenang kepada PA pada Kementrian/Lembaga/Institusi lainnya/Kepala Daerah untuk penyedia barang pekerjaan konstruksi dan Jasa Lainnya yang bernilai di atas Rp. 100.000.000.000,0 (seratus miliar) dan penyedia jasa konsultansi yang bernilai di atas Rp. 10.000.000.000 (sepuluh miliar) melalui Kepala ULP;
6. menetapkan pemenang untuk :
1. Pelelangan atau penunjukan langsung untuk paket pengadaan barang/jasa konstruksi/jasa lainnya yang bernilai paling tinggi Rp. 100.000.000.000 (seratus miliar) atau
2. Seleksi atau penunjukan langsung untuk paket pengadaan jasa konsultansi yang bernilai paling tinggi Rp. 10.000.000.000 (sepuluh miliar)
7. menyampaikan Berita Acara Hasil pelelangan kepada PPK melalui Kepala ULP;
8. membuat laporan mengenai proses dan hasil pengadaan barang/jasa kepada Kepala ULP;
9. memberikan data dan informasi kepada Kepala ULP mengenai penyedia barang/jasa yang melakukan perbuatan seperti penipuan, pemalsuan dan pelanggaran lainnya dan
10. mengusulkan bantuan teknik dan/atau Tim Ahli kepada Kepala ULP.

Satu analogi yang sengaja saya buat untuk memudahkan kelompok kerja dalam menjalankan tugas dan tanggungjawab yang memenuhi persyaratan yang ditetapkan didalam peraturan perundang-undangan yang memayunginya.

Kelompok kerja itu berbanding lurus dengan sekelompok PNS yang bersertifikat pengadaan yang berjumlah ganjil dan telah menandatangani Pakta Integritas untuk melaksanakan pemilihan penyedia barang dan jasa. Kelompok PNS tersebut masing-masing memiliki keahlian dan kemampuan untuk memahami dokumen pengadaan, mekanisme pengadaan setiap paket pekerjaan karena dilatarbelakangi kompetensi teknis yang beragam. Masing-masing personil menguasai bidang-bidang tertentu, karakteristik tertentu sehingga secara komulatif memenuhi standar minimal kelompok kerja dengan persyaratan sebagaimana aturan yang berlaku. Keberagaman unsur menjadikan Kelompok Kerja sebagai unsur unit kerja yang kuat dan komplit yang didasari integritas, disipilin dan rasa tanggungjawab yang kuat terhadap tugas dan kewajiban.

Akan menjadi suatu hal yang hampir mustahil jika setiap personil didalam satu Kelompok Kerja wajib memenuhi dan memahami jenis pekerjaan yang akan dilelang. Hal ini karena setiap personil tidak akan optimal jika harus memahami semua bidang kerja karena setiap bidang kerja memiliki karakteristik dan sipat yang berbeda. Namun akan lebih baik jika setiap personil minimal memahami satu bidang kegiatan secara profesional. Sehingga apabila digabungkan didalam kelompok kerja maka akan menjadi lengkap dan akan dapat memahami setiap paket pekerjaan.

Implementasi ruang lingkup Pokja didalam pelaksanaan kegiatan. Kita mulai dari TKP.

No	Tugas dan Ruang Lingkup	Pelaksanaan
a.	Mengkaji ulang Spesifikasi Teknis dan HPS untuk paket-paket pekerjaan yang akan dilelang	Hal ini hampir wajib dilakukan oleh kelompok kerja mengingat HPS dibuat paling lambat 20 hari kerja sementara HPS dan spesifikasi teknis dibuat berdasarkan pagu anggaran. Hal-hal yang perlu dikaji ulang terhadap HPS dan Speksifikasi teknis antara lain namun tidak terbatas pada : Harga Satuan Barang/Pekerjaan didalam RAB terhadap harga pasar saat paket akan dilelang; Keberadaan barang/material didalam RAB terhadap keberadaan barng/material dipasar pada saat paket akan dilelang; Spesifikasi teknis mengarah/tidak pada satu merek dan/atau produsen tertentu; Paket yang akan dilelang apakah mengandung unsur pemecahan paket atau penggabungan paket untuk menghindari pelelangan /tidak; Memasukan/mengutamakan unsur produksi dalam negeri/tidak dalam pemaketan paket pekerjaan perkiraan jumlah anggaran yang tersedia untuk paket pekerjaan dalam dokumen anggaran mencukupi/tidak. dan lain sebagainya Jika hal ini tidak dilakukan maka pokja ikut bertanggungjawab bila terjadi kesalahan dalam proses yang berkaitan dengan HPS, spesifikasi teknis dan rancangan kontrak. Mekanisme usulah perubahan harus dilakukan melalui Kepala ULP
b.	mengusulkan perubahan HPS, KAK/Spesifikasi Teknis dan rancangan kontrak kepada PPK jika terdapat kesalahan dan/atau sesuatu yang melanggar peraturan	Hasil dari pengkajian ulang jika Pokja melihat ada kesalahan didalam dokumen lelang, HPS, Spesifikasi Teknis maka Pokja harus mengusulkan perubahan kepada PPK. Ruang untuk merubah unsur-unsur dokumen lelang tersebut harus dilakukan oleh Pokja demi akuntabelitas pekerjaan baik dari sisi harga maupun teknis pekerjaan. Jika didalam pengusulan perubahan tersebut PPK tidak sepakat terhadap usulan Pokja maka hal tersebut merupakan tugas dan wewenang PPK sesuai pasal 7 Perpres 54/2010. Pokja HANYA boleh mengusulkan bukan membatalkan. Oleh karenanya jika sudah diusulkan maka tanggungjawab terhadap pengusulan sudah dilaksanakan sehingga jika terjadi kesalahan dalam HPS, spesifikasi teknis maupun rancangan kontrak, pokja tidak bertanggungjawab terhadap kesalahan tersebut.
c.	Menyusun rencana pemilihan Penyedia Barang/Jasa dan menetapkan dokumen pengadaan	Dalam proses penyusunan rencana pemilihan, pokja harus memahami hak atas waktu bagi penyedia dan hak atas waktu bagi pokja. Hak atas waktu penyedia adalah waktu minimal yang telah dialokasikan didalam perpres bagi penyedia. misalnya pengumuman pelelangan umum minimal 7 hari kerja, maka tidak ada hak bagi pokja mengurangi jangka waktu tersebut. dan hak atas waktu bagi pokja adalah waktu yang tidak dialokasikan didalam perpres dan diberikan sepenuhnya kepada pokja namun dengan tetap memperhatikan beban dan kompleksitas kegiatan; Kesalahan didalam penyusunan dapat menyebabkan pelelangan gagal jika terbukti melakukan kesalahan yang bersipat substansi dan melanggar prinsip-prinsip pengadaan. Oleh karena itu pemahaman kelompok kerja terhadap isi dokumen, metode dan prosedur Pengadaan menjadi hal penting agar proses pemilihan dapat berjalan sesuai peraturan yang berlaku.
d.	melakukan pemilihan penyedia barang dan jasa melalui pengumuman kualifikasi atau pelelangan hingga menjawab sanggahan;	Melakukan proses secara tertip pada setiap tahapan sesuai dengan jadwal, metode yang sesuai dengan dokumen pelelangan. Dalam hal menjawab sanggahan, Pokja harus memahami substansi dan persyaratan sanggahan dan menjawab sanggahan sesuai dengan dokumen pengadaan.
e.	mengusulkan penetapan pemenang kepada PA pada Kementrian/Lembaga/Institusi lainnya/Kepala Daerah untuk penyedia barang pekerjaan konstruksi dan Jasa Lainnya yang bernilai di atas Rp. 100.000.000.000,0 (seratus miliar) dan penyedia jasa konsultansi yang bernilai di atas Rp. 10.000.000.000 (sepuluh miliar) melalui Kepala ULP;	Menyampaikan usulan berikut data proses pelelangan kepada Kepala ULP untuk diusukan kepada PA. Usulan Pokja ditujukan kepada Kepala ULP, yang selanjutnya Kepala ULP akan menyampaikan usulan penetapan.
f.	menetapkan pemenang untuk paket : 1. Pelelangan atau penunjukan langsung untuk paket pengadaan barang/jasa konstruksi/jasa lainnya yang bernilai paling tinggi Rp. 100.000.000.000 (seratus miliar) atau 2. Seleksi atau penunjukan langsung untuk paket pengadaan jasa konsultansi yang bernilai paling tinggi Rp. 10.000.000.000 (sepuluh miliar)	Menetapkan pemenang dengan menerbitkan Surat Penetapan sebelum pengumuman pemenang. Petetapan ini menjadi wewenang pokja tanpa ada intervensi dari ULP. Apapun yang berkaitan dengan Penetapan dan latar belakangnya menjadi kewajiban penuh Pokja. Latar belakang dimaksud bisa berupa mekanisme dan/atau tata cara pengambilan keputusan, dalam hal penetapan dan hal-hal lain yang menjadi kewajiban anggota dalam proses penetapan.
g.	memberikan data dan informasi kepada Kepala ULP mengenai penyedia barang/jasa yang melakukan perbuatan seperti penipuan, pemalsuan dan pelanggaran lainnya menyampaikan Berita Acara Hasil pelelangan kepada PPK melalui Kepala ULP membuat laporan mengenai proses dan hasil pengadaan barang/jasa kepada Kepala ULP	Membuat pelaporan terhadap semua proses dan hasil dari pelaksanaan pengadaan barang/jasa kepada dan/atau memalui Kepala ULP. Hal menjadi etika pokja dalam implementasi seluruh kegiatannya karena pokja merupakan perangkat ULP. oleh karena itu sudah selayaknya seluruh kegiatan dilaporkan kepada Kepala ULP sebagai pemimpin Unit Kerja Pengadaan. Laporan Pokja kepada Kepala ULP adalah laporan terhadap semua unsur yang terkait dengan proses kegiatan pengadaan barang dan jasa diantaranya, namun tidak terbatas pada : Laporan hasil proses pelelagan baik pelelangan yang sesuai dengan harapan (ada pemenang) maupun pelelangan gagal. Kendala-kendala perangkat yang dapat menghambat proses pelelangan; Indikasi-indikasi yang dapat menimbulkan terjadinya pelanggaran; dan sebagainya.
h.	mengusulkan bantuan teknik dan/atau Tim Ahli kepada Kepala ULP	Bantuan teknis dimaksud adalah bantuan yang berkaitan dengan proses pelelangan. Bantuan ini jika diperlukan sesuai dengan kompleksitas dan kondisi yang memang diluar kemampuan pokja. Bantuan yang diusulkan kepada Kepala ULP dapat berupa, namun tidak terbatas pada : Bantuan tenaga teknis dalam menjawab pertanyaan dalam rapat penjelasan untuk yang bersipat teknis, termasuk dalam proses evaluasi teknis. Bantuan advokasi terhadap hal-hal tertentu yang butuh pendapat ahli termasuk LKPP. dan sebagainya.

Semua hal-hal di atas dapat berjalan dengan baik dan benar jika para pihak khususnya yang berada didalam struktur organisasi ULP dapat bekerjasama dan ruang keharmonisan dalam pelaksanaan tugas dan fungsi masing-masing. Kembali kepada hal yang menjadi dasar didalam ULP yakni keharmonisan, keserasian, keselarasan dalam proses dan itu TANGGUNGJAWAB KEPALA UNIT LAYANAN PENGADAAN.

Pengadaan yang kridibel sejahterakan bangsa

Share This

Like This