Terstruktur, Sistematis Dan Masif

Kalimat itu sempat populer pada masa kampenye Pilpres yang lalu. Kata-kata tersebut memiliki pengertian dan lingkup yang jelas sehingga dampak yang diakibatkan dapat berakibat perubahan yang mendasar dan memiliki berkekuatan besar.

Sebelum menginjak pokok bahasan, ada baiknya kita melihat dulu apa arti dari terstruktur, sistematis dan masif menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia.Terstruktur memiliki pengertian sudah dalam keadaan yang disusun dan diatur rapi, Sistematis berarti teratur menurut sistim, memakai sistim, dan dengan cara yang diatur baik- baik dan masif berarti dilakukan secara besar- besaran.

Apabila ketiga kata tadi dirangkum menjadi satu, artinya kecurangan pelaksanaan sudah dalam keadaan yang disusun dan diatur rapi, dengan memakai sistim dan dilakukan secara besar- besaran.

Kecendrungan kecurangan pelaksanaan sudah dalam keadaan yang disusun dan diatur rapi, dengan memakai sistim dan dilakukan secara besar- besaran dapat ditemui didalam pelaksaan pengadaan barang dan jasa pemerintah, karena otoriternya pelaksana dan tidak berdayanya penyedia dalam menyikapi putusan yang dikeluarkan.

Tulisan ini bukanlah bermaksud mendiskriditkan aturan dan implementasinya namun lebih kepada masukan dan saran bagaimana perencanaan yang terstruktur, sistematis dan masif mampu memutarbalikan aturan yang sesungguhnya baik dan membaikan semua pihak.

Terstruktur, Sistematis dan Masif (TSM) dapat berlaku dimana saja selama kewenangan dan keterbukaan ditutup oleh mereka yang tidak bertanggungjawab termasuk didalam proses pengadaan barang dan jasa pemerintah.

Sesuai dengan prinsip pengadaan barang/jasa pemerintah yang effisien, effektif, transparan, terbuka, bersaing, adil/tidak diskriminatif dan akuntabel, seharusnya semua hal yang menjadi unsur putusan dalam pengadaan harus mengedepankan prinsip pengadaan bukan subjektifitas pelaksanaan pengadaan.

Didalam proses evaluasi penawaran, pelaksana harus dapat memahami hal-hal sebagai berikut :

1. Unsur substansi dalam proses pengadaan, yakni unsur-unsur penting yang dapat mempengaruhi lingkup, kualitas, dan hasil/kinerja/performance pekerjaan serta apa langkah-langkah yang harus diambil;
2. Unsur subjektif dalam proses pengadaan yakni proses pengambilan keputusan dalam rangka memperjelas hal-hal substansi sepanjang tidak bertentangan dengan aturan dan prinsip akuntabelitas;
3. Unsur sadar diri dalam pelaksanaan pengadaan yakni unsur pertimbangan pribadi dalam hal bertanggungjawab terhadap tupoksi dan sejauh mana kemampuan pribadi dalam mengimplementasikan proses kegiatan.

Untuk lebih detail berikut breakdown unsur-unsur diatas.

Unsur substansi dalam proses pengadaan diantaranya namun tidak terbatas pada :

1. Harga penawaran di atas HPS. Jika ada yang menawarkan lebih besar dari HPS atau hasil negosiasi tetap melebihi HPS. Keputusannya, penawaran digugurkan;
2. Masa berlaku penawaran kurang dari yang ditetapkan, karena peserta yang ditetapkan sebagai pemenang namun penawarannya sudah tidak berlaku, tidak dapat ditunjuk sebagai penyedia. Kecuali bila terjadi keterlambatan pengumuman pemenang oleh ULP/Pejabat Pengadaan. Keputusannya, penawaran digugurkan;
3. Kesalahan penulisan tanggal dan tahun pada surat penawaran/surat jaminan penawaran merupakan kesalahan yang pokok, karena pada surat penawaran disebutkan jangka waktu pelaksanaan pekerjaan mengacu kepada tanggal pembuatan surat penawaran. Jika kurang dari jangka waktu yang ditetapkan, Langkah yang diambil, penawaran dinyatakan gugur;
4. Bila jangka waktu pelaksanaan pekerjaan tidak sesuai dengan ketentuan yang berlaku, maka penawaran dinyatakan gugur. Langkah yang diambil, penawaran dinyatakan gugur;
5. Surat penawaran yang ditujukan selain kepada Pokja. Langkah yang diambil, penawaran dinyatakan gugur;
6. Kesalahan penulisan jadwal pelaksanaan merupakan hal yang substantif karena mempengaruhi pencapaian output dari pekerjaan itu. Panitia tidak dapat mengklarifikasi hal tersebut mengingat jadwal pekerjaan merupakan persyaratan teknis yang harus dipenuhi. Klarifikasi pada akhirnya akan mengakibatkan perubahan substansi penawaran dan dikategorikan sebagai post bidding. Langkah yang diambil, penawaran dinyatakan gugur;
7. Substansi Jaminan Penawaran :
1. Hal-hal yang dijamin tidak sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan dalam dokumen pengadaan. Langkah yang diambil, penawaran dinyatakan gugur;
2. Diterbitkan oleh Bank Umum, perusahaan penjaminan atau perusahaan asuransi yang mempunyai program asuransi kerugian (suretyship) sebagaimana ditetapkan oleh Menteri Keuangan. Jika tidak sesuai, Langkah yang diambil, penawaran dinyatakan gugur;
3. Jaminan Penawaran dimulai sejak tanggal terakhir pemasukan penawaran dan masa berlakunya tidak kurang dari waktu sebagaimana tercantum dalam LDP; Jika tidak sesuai, Langkah yang diambil, penawaran dinyatakan gugur;
4. nama peserta sama dengan nama yang tercantum dalam Jaminan Penawaran. Jika tidak sama, Langkah yang diambil, penawaran dinyatakan gugur;
5. besaran nilai Jaminan Penawaran tidak kurang dari nilai sebagaimana tercantum dalam LDP. Jika tidak sesuai, Langkah yang diambil, penawaran dinyatakan gugur;
6. besaran nilai Jaminan Penawaran dicantumkan dalam angka dan huruf. Jika tidak sesuai antara angka dan huruf, maka pokja memilih nilai dalam huruf, jika tidak sesuai, Langkah yang diambil, penawaran dinyatakan gugur;
7. nama Pokja ULP yang menerima Jaminan Penawaran sama dengan nama Pokja ULP yang mengadakan pelelangan. Sepanjang nama pokjanya tertulis dengan jelas, namun tidak sesuai dengan nama pokja yang dipersyaratkan, maka Langkah yang diambil, penawaran dinyatakan gugur, namun jika nama pokja tidak tertulis dan jaminan ditujukan kepada ULP, maka Pokja ULP perlu mengklarifikasikan dengan pihak yang terkait tanpa mengubah substansi dari jaminan penawaran. Substansi dalam kasus ini adalah Pokja adalah penerima jaminan. Sepanjang yang dimaksud adalah pokja sebagaimana LDP maka penawaran tidak digugurkan;
8. paket pekerjaan yang dijamin sama dengan paket pekerjaan yang dilelangkan. Sudah jelas dan jika tidak sesuai Langkah yang diambil, penawaran dinyatakan gugur;
9. Jaminan Penawaran harus dapat dicairkan tanpa syarat (unconditional) sebesar nilai Jaminan dalam waktu paling lambat 14 (empat belas) hari kerja, setelah surat pernyataan wanprestasi dari Pokja ULP diterima oleh Penerbit Jaminan, jika tidak sesuai Langkah yang diambil, penawaran dinyatakan gugur;
10. Jaminan Penawaran atas nama perusahaan kemitraan (Kerja Sama Operasi/KSO) harus ditulis atas nama perusahaan kemitraan/KSO, jika tidak sesuai Langkah yang diambil, penawaran dinyatakan gugur;
Substansi dan keabsahan/keaslian Jaminan Penawaran telah dikonfirmasi dan diklarifikasi secara tertulis oleh Pokja ULP kepada penerbit jaminan;
8. Item pekerjaaan dan volume pekerjaan yang tercantum dalam daftar kuantitas dan harga didalam dokumen penawaran harus sesuai dengan yang tercantum dalam Dokumen Pengadaan. Jika tidak sesuai Langkah yang diambil, penawaran dinyatakan gugur;
9. Metode pelaksanaan pekerjaan yang ditawarkan memenuhi persyaratan substantif yang ditetapkan dalam Dokumen Pengadaan dan diyakini menggambarkan penguasaan dalam penyelesaian pekerjaan, Jika tidak sesuai Langkah yang diambil, penawaran dinyatakan gugur;
10. Jenis, kapasitas, komposisi dan jumlah peralatan minimal yang disediakan sesuai dengan yang ditetapkan dalam Dokumen Pengadaan, Jika tidak sesuai Langkah yang diambil, penawaran dinyatakan gugur;
11. Spesifikasi teknis barang minimal yang ditawarkan sesuai dengan yang ditetapkan dalam Dokumen Pengadaan, Jika tidak sesuai Langkah yang diambil, penawaran dinyatakan gugur;
12. Personil inti yang akan ditempatkan secara penuh sesuai dengan persyaratan yang ditetapkan dalam Dokumen Pengadaan serta posisinya dalam manajemen pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan organisasi pelaksanaan yang diajukan, Jika tidak sesuai Langkah yang diambil, penawaran dinyatakan gugur;
13. Untuk kontrak LumpSum, apabila penawaran dalam angka dan huruf tidak jelas, penawaran dinyatakan gugur, jika tidak sesuai Langkah yang diambil, penawaran dinyatakan gugur;

Secara garis besar, unsur-unsur yang dianggap substansi di dalam dokumen penawaran yang tidak sesuai dengan persyaratan yang tertuang pada dokumen pelelangan :

1. Bilamana persyaratan substansi berasal langsung dari penyedia maka dapat dianggap sudah jelas maka hampir tidak memerlukan klarifikasi, karena penyedia telah dijelaskan pada saat acara penjelasan;
2. Bilamana persyaratan substansi dikeluarkan bukan dari penyedia, jika terdapat hal-hal yang kurang jelas tentang substansinya, maka Pokja ULP harus mengedepankan klarifikasi kepada pihak terkait dengan tidak merubah substansi dokumen yang dikeluarkan.

Unsur yang tidak substansi yang tidak merubah lingkup, kualitas, dan hasil/kinerja/performance pekerjaan dalam proses pengadaan diantaranya namun tidak terbatas pada :

1. Kekeliruan penulisan nomor pengumuman di surat penawaran didukung dengan data lain pada dokumen penawaran yang dapat digunakan untuk memperjelas maksud penawaran tersebut;
2. Peserta yang tidak menyampaikan data yang sudah disampaikan pada dokumen kualifikasi tidak perlu diminta kembali sebagai persyaratan teknis. Hal itu bukan merupakan penyimpangan yang substantif karena tidak mempengaruhi pencapaian output dari pekerjaan itu. Karena menggunakan sistem satu sampul, semua dokumen dimaksud menjadi satu kesatuan;
3. Salah ketik tanggal pengumuman pada surat penawaran bukan penyimpangan yang substansial bila data lainnya mendukung maksud penawaran;
4. Kesalahan lokasi paket pekerjaan pada lampiran surat penawaran (pada jadwal pelaksanaan) tetapi benar pada dokumen lainnya.
5. Kekurangan dalam penulisan data penyedia pada sampul luar dokumen penawaran bukan merupakan penyimpangan yang substantif sebagaimana dimaksud pada Lampiran II/III bagian B.1.f mengenai tata cara evaluasi penawaran. Demikian pula halnya dengan peserta yang tidak melakukan pemisahan antara dokumen rekaman dan dokumen asli, maupun peserta yang hanya memasukkan dokumen asli. Kedua hal tersebut tidak menggugurkan penawaran, namun bila dokumen yang disampaikan semuanya adalah rekaman tanpa disertai dokumen asli, maka penawaran dinyatakan gugur.
6. Dalam hal Penyedia menjadikan rumah menjadi kantor bukan merupakan pelanggaran yang substansial yang dapat menggugurkan, sepanjang ijin usaha yang berlokasi pada alamat tersebut sudah diterbitkan oleh instansi yang berwenang.
7. Jika peserta yang mengirimkan dokumen yang salah alamat tersebut sudah mendaftar dan hadir pada saat pembukaan penawaran, maka Panitia dapat membuka amplop tersebut dan mengecek, apakah penawaran tersebut memang ditujukan kepada Panitia yang bersangkutan. dengan demikian kesalahan penulisan alamat pada amplop luar dapat dikategorikan sebagai penyimpangan yang tidak substantif.
8. Jika perbedaan penulisan alamat ULP dalam surat penawaran tersebut tidak signifikan, maka peserta dimaksud tidak digugurkan. Mengingat penawaran tersebut sudah diterima oleh ULP, meskipun terdapat perbedaan alamat.
9. Kesalahan penulisan angka/huruf dalam jaminan penawaran bukan merupakan hal yang substantif. Mengingat kesalahan tersebut kemungkinan dilakukan oleh penerbit jaminan. Oleh karena itu Pokja ULP melakukan klarifikasi kepada penerbit jaminan terhadap hal yang kurang jelas dan meragukan tersebut. Jika penerbit jaminan bersedia memberikan jaminan sesuai dengan ketentuan dokumen pengadaan, maka penawaran tidak dinyatakan gugur.
10. Penulisan nama APIP dalam Pakta Integritas seharusnya diisi oleh Pokja ULP dalam format Pakta Integritas yang terdapat dalam dokumen pengadaan. Penyedia yang salah dalam menuliskan nama APIP untuk tempat penyampaian sanggah banding tidak dinyatakan gugur, karena bukan merupakan penyimpangan yang substantif.
11. Tidak menyampaikan perhitungan formulir TKDN bukan kesalahan substansi;

Sedangkan unsur yang bersipat subjektif dalam proses pengadaan yakni proses pengambilan keputusan dalam rangka memperjelas hal-hal substansi sepanjang tidak bertentangan dengan aturan dan prinsip akuntabelitas, diantaranya namun tidak terbatas pada :

1. Menentuan nilai teknis dalam evaluasi sistim nilai. Penentuan nilai teknis bukan ditentukan oleh Pokja ULP namun ditentukan oleh Tim Teknis mengingat dasar penilaian ditentukan dengan pertimbangan teknis. Subjektifitas Tim Teknis harus disampaikan dalam dokumen pengadaan dengan jelas nilai setiap unsur teknis yang akan dievaluasi;
2. Menentukan persyaratan teknis minimal yang dibutuhkan. Dalam menentukan persyaratan teknis minimal, Tim Teknis harus berpedoman pada lingkup, kualitas, dan hasil/kinerja/performance pekerjaan yang akan dicapai sesuai dengan kebutuhan L/D/I;

Sementara unsur sadar diri dalam pelaksanaan pengadaan yakni unsur pertimbangan pribadi dalam mengimplementasikan dan memutuskan hasil dari setiap proses disetiap tahapan kegiatan. Langkah ini diambil semata-mata untuk menghindari kesalahan dan keterbatasan dalam memahami aturan dan lingkup pekerjaan.

Jika setiap unsur dalam pelaksanaan pengadaan barang dan jasa dilakukan dengan pertimbangan sebagaimana di atas maka prinsip-prinsip pengadaan dapat berjalan sebagaimana ketentuan dan hasil yang diharapkan.

Kecendrungan pokja “membelakangi” unsur-unsur tersebut menjadi sangat besar karena kewenangan dan kebijaksaan yang utuh dalam menilai dan membuat putusan meski tanpa didasari aturan yang berlaku, sehingga jika hal tersebut terjadi maka unsur terstruktur, sistematis dan masif menjadi nyata dalam bentuk putusan pokja.

Namun jika unsur TSM diarahkan kepada yang sesuai dengan peraturan, maka kekuatan atas putusan akan menjadi lebih besar dan kuat dalam kerangka aturan yang berlaku. Semoga.

Pengadan yang kridibel, sejahterakan bangsa

Share This

Like This