Bicara Tentang Unit Layanan Pengadaan

Unit Layanan Pengadaan adalah Unit Organisasi pemerintah yang berfungsi melaksanakan pengadaan barang/jasa di Kementrian /Lembaga /Daerah /Institusi lainnya yang bersipat permanen, dapat berdiri sendiri atau melekat pada unit yang sudah ada.

Sebagai unit layanan maka fungsi utama ULP adalah pelayanan. Pelayanan pada bidang pengadaan barang dan jasa yang dilaksanakan sesuai dengan lingkup tugas dan kewenangannya.

Dalam pelaksanaan pelayanan pengadaan barang dan jasa pemerintah, ULP memiliki perangkat-perangkat yang jumlahnya disesuaikan dengan kebutuhan yang paling kurang terdiri atas fungsi-fungsi terdiri dari Kepala, Ketatausahaan/Sekretariat, dan Kelompok Kerja. Masing-masing fungsi memiliki tugas dan tanggungjawab serta kewenangan yang berbeda.

Dalam melaksanakan tugas dan fungsi serta kewenangannya perangkat ULP dibiayai oleh anggaran yang disediakan oleh Kementrian /Lembaga /Daerah /Institusi untuk mencapai tujuan untuk :

1. Menjamin pelaksanaan pengadaan barang/jasa agar lebih terintegrasi atau terpadu sesuai dengan tata nilai pengadaan;
2. Meningkatkan effektifitas dan effisiensi dalam pelaksanaan tugas dan fungsi Kementrian /Lembaga /Daerah /Institusi.

Tugas pokok ULP meliputi :

1. Mengkaji ulang Rencana Umum Pengadaan bersama PPK
2. Menyusun rencana pemilihan Penyedia Barang/Jasa;
3. Mengumumkan pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa di website K/L/D/I masing-masing dan papan pengumuman resmi untuk masyarakat serta menyampaikan ke LPSE untuk diumumkan dalam Portal Pengadaan Nasional;
4. Menilai kualifikasi Penyedia Barang/Jasa melalui prakualifikasi atau pascakualifikasi;
5. Melakukan evaluasi administrasi, teknis dan harga terhadap penawaran yang masuk;
6. Menjawab sanggahan
7. Menyampaikan hasil penilaian dan menyerahkan salinan dokumen pemilihan penyedia barang/jasa kepada PPK;
8. Menyimpan dokumen asli pemilihan barang/jasa;
9. Mengusulkan perubahan HPS, KAK, Spesifikasi teknis pekerjaan dan rancangan kontrak kepada PPK;
10. Membuat laporan mengenai proses dan hasil pengadaan kepada Kepala Kementrian /Lembaga /Daerah /Institusi;
11. Memberikan pertanggungjawaban atas pelaksanaan kegiatan Pengadaan Barang/Jasa kepada PA/KPA.
12. Menyusun dan melaksanakan strategi pengadaan barang/jasa di lingkungan ULP;
13. Melaksanakan pengadaan barang/jasa dengan menggunakan sistem pengadaan secara elektronik;
14. Melakukan evaluasi terhadap proses pengadaan barang/jasa yang telah dilaksanakan;
15. Mengelola sistem informasi manajemen pengadaan yang mencakup dokumen pengadaan, data survey harga, daftar kebutuhan barang/jasa, daftar hitam

Sementara kewewenangan ULP adalah :

1. Menetapkan Dokumen Pengadaan;
2. Menetapkan besaran nominal Jaminan Penawaran;
3. Menetapkan Penyedia Barang/Jasa untuk Pelelangan atau Penunjukan Langsung untuk paket Pengadaan Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya yang bernilai paling tinggi Rp.100.000.000.000,00 (seratus miliar rupiah); atau Seleksi atau Penunjukan Langsung untuk paket Pengadaan Jasa Konsultansi yang bernilai paling tinggi Rp.10.000.000.000,00 (sepuluh miliar rupiah);
4. Mengusulkan penetapan pemenang kepada PA pada Kepala Kementrian /Lembaga /Daerah /Institusi untuk penyedia barang/jasa lainnya yang bernilai di atas Rp. 100.000.000.000 (seratus miliyar rupiah) melalui Kepala ULP.
5. Mengusulkan kepada PA/KPA agar penyedia barang/jasa yang melakukan perbuatan dan tindakan seperti penipuan, pemalsuan dan pelanggaran lainnya untuk dikenakan sanksi pencantuman dalam daftar hitam;
6. memberikan sanksi administratif kepada penyedia barang/jasa yang melakukan pelanggaran, perbuatan atau tindakan sebagaimana yang berlaku dalam Peraturan Presiden Nomor 54/2010 Jo Perpres 70/2012 tentang pengadaan barang dan jasa pemerintah.

Guna mencapai tujuan sebagaimana di atas maka masing-masing perangkat wajib melaksanakan tugas dan fungsinya sesuai dengan aturan yang berlaku sebagai dasar hukum implementasinya.

Pada kesempatan ini saya akan lebih menegaskan tugas kepala ULP dalam pelaksanaan fungsinya guna mencapai tujuan dimaksud. Perangkat kerja lainnya akan kita bahas pada kesempatan lainnya.


KEPALA UNIT LAYANAN PENGADAAN

Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (LKPP) yang merupakan Lembaga satu-satunya di Negara Republik Indonesia yang memiliki hak atas kebijakan yang diakui oleh peraturan perundang-undangan yang berlaku sebagaimana yang tertuang didalam Peraturan Presiden Nomor 106 Tahun 2007 tentang LKPP dan melalui Peraturan Kepala LKPP Nomor 5 Tahun 2012 tentang ULP pasal 10 dinyatakan bahwa ruang lingkup tugas Kepala ULP meliputi :

1. memimpin dan mengkoordinasikan seluruh kegiatan ULP;
2. menyusun dan melaksanakan strategi pengadaan barang/jasa ULP;
3. menyusun program kerja dan anggaran ULP;
4. mengawasi seluruh kegiatan pengadaan barang/jasa di ULP dan melaporkan apabila ada penyimpangan dan/atau indikasi penyimpangan;
5. membuat laporan pertanggungjawaban atas pelaksanaan pengadaan barang/jasa kepada Kepala Kementrian /Lembaga /Daerah /Institusi;
6. melaksanakan pengembangan dan pembinaan Sumber Daya Manusia ULP;
7. menugaskan anggota pokja sesuai dengan beban kerja masing-masing;
8. mengusulkan penempatan/pemindahan/pemberhentian anggota Pokja ULP kepada Kepala Kementrian /Lembaga /Daerah /Institusi dan/atau PA/KPA;
9. mengusulkan staf pendukung ULP sesuai dengan kebutuhan.

Dalam pelaksanaan pengadaan barang/jasa pemerintah, Kepala ULP dapat merangkap dan bertugas sebagai anggota okja ULP.

Disini TKP-nya dan kita mulai pembahasan dari ruang lingkup Kepala ULP.

1.	Memimpin dan mengkoordinasikan seluruh kegiatan ULP
	Telaah :	Apa yang dimaksud dengan memimpin dan mengkoordikasikan? Menurut definisi dari kata memimpin berarti : mengetuai atau mengepalai (rapat, perkumpulan, dsb), memenangkan paling banyak, memegang tangan seseorang sambil berjalan (untuk menuntun, menunjukkan jalan, dsb), membimbing, memandu dan melatih (mendidik, mengajari, dsb) supaya dapat mengerjakan sendiri. Sementara kata mengkoordinasikan mengandung makna : menserasikan, mengharmoniskan, menselaraskan dan mengatur. Dari kalimat memimpin dan mengkoordinasikan tersebut Kepala ULP wajib memiliki kemampuan untuk dapat memenejerial seluruh perangkat dengan tujuan keharmonisan dalam pelaksanaan. Apapun dan bagaimanapun. Jika dapam melakukan peng-harmonisan ada anggota perangkat yang dipandang tidak kondusif, Kepala ULP dapat mengambil langkah sebagaimana huruf (h) dalam ruang lingkupnya yakni mengusulkan penempatan /pemindahan / pemberhentian anggota Pokja ULP kepada Kepala Kementrian /Lembaga /Daerah /Institusi dan/atau PA/KPA; Justifikasi atau alasan tersebut diambil setelah dilakukan peringatan untuk proses pembelajaran terhadap perangkat yang dinilai dapat menodai keharmonisan dalam pelaksanaan kegiatan ULP. Apapun alasan dan kondisi, keharmonisan merupakan tanggungjawab kepala ULP sebagai leadership didalam Unit Layanan Pengadaan yang dipimpinnya. Keharmonisan dan/atau keserasian dan/atau keselarasan dalam pengaturan merupakan hal yang fundamental didalam pelaksanaan kerjasama (team work) dalam pengadaan barang dan jasa.
2.	Menyusun dan melaksanakan strategi pengadaan barang/jasa ULP.
	Telaah :	Agar suatu kegiatan dapat berjalan dengan baik dan benar maka perlu dibuat semacam flowchad dalam bentuk sederhana atau alur kerja. Demikian juga dalam pelaksanaan kegiatan pengadaan barang dan jasa. Dalam menyusun strategi pengadaan, Kepala ULP harus dapat memprediksi kemungkinan-kemungkinan dan masalah yang akan terjadi dan solusi pemecahan masalah tersebut secara komprehensif. Strategi tersebut bisa dibuat dengan mem-peta-kan kemungkinan-kemungkinan masalah yang bisa saja terjadi baik dari internal ULP maupun eksternal ULP. Karena ini merupakan strategi, maka pelaksanaannya dibarengi dengan proses penekanan dan disiplin terhadap rambu-rambu yang ditetapkan Kepala ULP dalam lingkup ULP. Semua strategi dapat berjalan dengan baik jika keharmonisan dapat terjaga dengan indah dan mesra dengan tujuan yang benar dan dibenarkan. Semua perangkat harus mengedepankan tugas demi tujuan bersama. Jangan ada kepentingan dan/atau tendensi pribadi.  Jika Kepala ULP yang memiliki tendensi terhadap jabatan, maka inilah yang menjadi dilematis bagi perangkat lainnya.
3.	Menyusun program kerja dan anggaran ULP
	Telaah :	Tatanan yang baik didasari oleh tertib pelaksanaan yang dilaksanakan dengan baik. Tatanan yang baik bisa dilakukan dengan membuat program kerja. Program Kerja adalah aktivitas yang menggambarkan di muka bagian mengenai pekerjaan yang akan dilaksanakan berikut petunjuk-petunjuk mengenai cara pelaksanaannya. Aktivitas menggambarkan dimuka ini biasanya menyangkut juga jangka waktu penyelesaiannya, penggunaan material dan peralatan yang diperlukan, pembagian wewenang dan tanggung jawab serta kejelasan lainnya yang dianggap perlu. Program kerja yang baik adalah program kerja yang dilaksanakan sesuai dengan karakter personil menurut kemampuan dan keahlian yang selaras dengan bidangnya. Kepala ULP menetapkan tujuan dari program dan menetapkan tindakan apa yang harus dilakukan, maka tindakan yang harus diambil dalam program kerja dapat di rinci minimal sebagai berikut : Sarana dan Prasarana. Kondisi dan kemampuan semua sarana maupun prasarana yang ada, tujuannya untuk mengetahui apakah sarana dan prasarana tersebut masih layak operasi atau tidak, bila masih layak operasi, maka apa saja perbaikan dan penyempurnaan yang harus dilakukan, untuk menjalankan program 1 tahun ke depan. Metode. Suatu metode yang digunakan dan proses yang dijalankan, untuk menjalankan program kegiatan satu tahun ke depan. Kemampuan Sumber Daya Manusia. Untuk mengetahui kemampuan sumber daya manusia terhadap metode dan proses kerja oleh Kepala ULP agar memenuhi sampai dimana kemampuan anggota pengurus dalam melaksanakan pekerjaannya, maka di butuhkan suatu penyesuaian dengan bidang masing-masing di lapangan, dari penelitian tersebut maka Kepala ULP diharapkan mampu mengindentifikasi kemampuan masing-masing perangkat dalam melaksanakan tugasnya. Semangat Kerja. Kepala ULP harus mengetahui kondisi anggota dan/atau perangkat kerja atau sifat-sifat bawahan mereka, sehingga Kepala ULP dapat memberi semangat kerja pada anggota tentang kebijakan dan sistem imbalan yang mencakup intensif dan penilaian prestasi kerja. Disinilah perlunya kejelian Kepala ULP dalam menilai anggota atau perangkat kerjanya. Jika ini tidak dimiliki, niscaya akan berimbas dengan kesemrautan kegiatan.
4.	Mengawasi seluruh kegiatan pengadaan barang/jasa di ULP dan melaporkan apabila ada penyimpangan dan/atau indikasi penyimpangan.
	Telaah :	Setelah program kerja dibuat dan diserahkan pelaksanaannya oleh anggota atau perangkat kerja ULP, maka sudah selayaknya Kepala ULP melakukam pengawasan atau bisa jadi pengawasan ini didelegasikan kepada perangkat lain, karena kepala ULP masih memiliki lingkup kerja untuk mengusulkan staf pendukung. Proses pengawasan dalam menetapkan ukuran kinerja dan pengambilan tindakan yang dapat mendukung pencapaian hasil yang diharapkan sesuai dengan kinerja yang telah ditetapkan tersebut. Pengawasan adalah proses untuk memastikan bahwa segala aktifitas yang terlaksana sesuai dengan apa yang telah direncanakan . Do it not let it.
5.	Membuat laporan pertanggungjawaban atas pelaksanaan pengadaan barang/jasa kepada Kepala Kementrian /Lembaga /Daerah /Institusi
	Telaah :	Suatu kegiatan tergantung pada yang melaksanakan dan bertanggungjawab pada kegiatan itu sendiri tentang pertumbuhan dan perkembangannya. Keberhasilan dan tercapainya dalam melaksanakan tugas dan fungsi merupakan tanggung jawab dari berbagai pihak terutama yang memimpin para pihak. Agar pelaksanaan kegiatan lebih terarah dan tujuan yang diinginkan dapat tercapai dengan baik, maka disusunlah program kerja yang digunakan sebagai pedoman dan tuntunan pelaksanaan kegiatan selama kurun waktu tertentu atau satu tahun. Program kerja yang tersusun oleh kepala ULP  akan dilaksanakan bersama-sama dengan anggotanya, dalam jangka waktu satu tahun dan berkewajiban untuk melaksanakan dan mengevaluasi suatu kegiatan yang terlaksana, sehingga disusun sebagai laporan pertanggungjawaban program kerja tahunan. Laporan program kerja yang telah disusun merupakan bahan tolak ukur keberhasilan pelaksanaan program kerja. Di mana di dalamnya terdapat kendala dan hambatan yang harus dicari jalan keluarnya, agar tidak terulang di tahun yang akan datang. Pelaporan yang dimaksud bukan hanya pelaporan hasil kegiatan dalam bentuk angka-angka  dari penyerapan anggaran satu tahun namun pelaporan dari tugas dan tanggungjawab Kepala ULP terhadap pelaksanaan kegiatan yang telah disandang dan diamanahkan kepadanya. Indikator keberhasilan harus dijabarkan dalam bentuk yang jelas berikut parameter-parameternya.
6.	Melaksanakan pengembangan dan pembinaan Sumber Daya Manusia ULP
	Telaah :	Ini salah satu tugas pemimpin secara umum terhadap semua yang dipimpinnya. Ingat semua yang dipimpin, bukan sebagian atau segelintir orang yang berada dibawah kepemimpinan. Pemimpin yang baik akan senantiasa mendukung yang dipimpinnya agar lebih baik, bahkan terhadap dirinya sendiri. Kalimat mendukung, mengandung makna berada dibawah yang dipimpin bukan berada diatas yang dipimpin. dengan posisi di”bawah”-lah pemimpin dapat mendukung keberhasilan yang dipimpinnya. Salah satu cara implementasi kepemimpinan didalam ULP adalah melaksanakan pengembangan SDM. Kepala ULP harus mampu mensortir personil/perangkat dibawah kepemimpinannya untuk senantiasa melakukan perubahan dalam bentuk peningkatan kemampuan dalam bidang pengadaan barang dan jasa. Bisa saja hal ini dimasukan ke dalam program kerja yang menjadi kewajiban Kepala ULP. Mekanismenya dapat dilakukan dengan mengirimkan personil ULP untuk mengikuti program pelatihan peningkatan kemampuan. Jika perlu setiap bulan dilaksanakan program pelatihan dengan mengirimkan anggota dan/atau mendatangkan nara sumber yang profesional dibidang pengadaan yang diakui.
7.	Menugaskan anggota pokja sesuai dengan beban kerja masing-masing.
	Telaah :	Untuk lingkup tugas ini juga memerlukan kejelian Kepala ULP dalam melihat volume kerja anggota perangkat. Dalam arti tidak mengandalkan seseorang atau beberapa orang saja dalam melaksanakan tugas ULP. Imlementasinya bisa jadi dikelompok kerja tertentu jumlah personil berbeda dengan kelompok kerja lainnya dikarenakan beban tugas yang berbeda. Untuk mengantisipasi beban tugas yang berbeda, Kepala ULP bisa saja mendelegasikan anggota kelompok kerja lain membantu kelompok kerja lain dengan surat tugas. Hal ini bisa dilakukan dengan tujuan agar pelaksanaan dapat berjalan lebih effektif dan effisien.
8.	Mengusulkan penempatan/pemindahan/pemberhentian anggota Pokja ULP kepada Kepala Kementrian /Lembaga /Daerah /Institusi dan/atau PA/KPA
	Telaah :	Ini hak Kepala ULP yang ampuh untuk menghormaniskan ULP didalam pelaksanaan pengadaan barang/jasa. Pelaksanaan hak ini bukan mengikuti tahun anggaran namun bisa ditrapkan kapan saja jika memang dipandang perlu demi keharmonisan, effektif dan effisien pelaksanaan kegiatan.
9.	Mengusulkan staf pendukung ULP sesuai dengan kebutuhan
	Telaah :	Jika diperlukan untuk menunjang kegiatan dalam kerangka mencapai tujuan yang lebih baik.

Berhasil atau tidaknya tujuan ULP dalam pelaksanaan kegiatan pengadaan barang dan jasa pemerintah dilingkungan Kementrian/Lembaga/Daerah/Institusi berada dipundak Kepala ULP yang diberikan kewenangan dan tugas oleh Kepala Kementrian/Lembaga/Daerah/Institusi atau Pengguna Anggaran/Kuasa Pengguna Anggaran.

Sebagaimana Kepala ULP dalam mengusulkan penempatan /pemindahan /pemberhentian anggota Pokja ULP kepada Kepala Kementrian /Lembaga /Daerah /Institusi dan/atau PA/KPA, maka APIP (Tim Penilai) juga dapat melaksanakan hal serupa jika terbukti Kepala ULP tidak cakap dalam melaksanakan tugas yang dibebankan kepadanya.

Sistim rekruitmen Kepala ULP/Anggota Kelompok Kerja ULP dilakukan sesuai dengan tingkat kompetensi sebagaimana pasal 17 Perpres 54/2010 yakni minimal memenuhi persyaratan sebagai berikut:

1. memiliki integritas, disiplin, dan tanggung jawab dalam melaksanakan tugas;
2. memahami pekerjaan yang akan diadakan;
3. memahami jenis pekerjaan tertentu yang menjadi tugas ULP/Kelompok Kerja ULP/Pejabat Pengadaan yang bersangkutan;
4. memahami isi dokumen, metode dan prosedur Pengadaan;
5. memiliki Sertifikat Keahlian Pengadaan Barang/Jasa sesuai dengan kompetensi yang dipersyaratkan; dan
6. menandatangani Pakta Integritas.

Sesuai dengan Perka Nomor 5 Tahun 2012 tentang ULP pasal 17, Kepala, Sekretaris dan anggota Pokja ULP diangkat melalui proses seleksi yang dilakukan oleh Tim Penilai. Secara implisif penilaian dapat dilaksanakan tanpa mengikuti tahun anggaran jika Kepala ULP mencederai unsur-unsur persyaratan dan tugas serta tanggungjawabnya.

Next : Kelompok Kerja

Pengadaan yang kridibel sejahterakan bangsa

Share This

Like This